Cách gửi hàng chuyển phát nhanh: Hướng dẫn chi tiết từng bước cho người mới

Cách gửi hàng chuyển phát nhanh là chủ đề được nhiều người mới bắt đầu kinh doanh online hoặc lần đầu gửi hàng quan tâm. Từ khâu chuẩn bị, đóng gói đến tạo vận đơn và theo dõi hành trình, mỗi bước đều cần thực hiện đúng quy trình để tránh phát sinh rủi ro. Bài viết dưới đây của PCS Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn chủ động và dễ dàng hơn khi sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh.

1. Cách gửi hàng chuyển phát nhanh trong nước gồm những bước nào?

Để một kiện hàng đi từ tay bạn đến tay người nhận nhanh nhất, bạn cần thực hiện đầy đủ 4 bước cơ bản. Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp nhân viên bưu cục xử lý hàng của bạn nhanh hơn rất nhiều.

Bước 1 – Chuẩn bị thông tin người gửi và người nhận

Thông tin chính xác là điều quan trọng nhất để bưu tá có thể tìm đúng nhà và giao hàng đúng người. Nếu bạn ghi sai chỉ một chữ số điện thoại, kiện hàng có thể bị lưu kho và mất rất nhiều công sức để xử lý sau đó.

• Họ tên đầy đủ: Bạn cần ghi rõ tên của mình và người nhận, tránh viết tắt hoặc dùng biệt danh để khi có vấn đề phát sinh, bưu cục sẽ dễ dàng đối chiếu giấy tờ để xử lý.

• Số điện thoại chính xác: Đây là thông tin bắt buộc phải có để bưu tá gọi điện hẹn giờ giao hàng hoặc liên lạc khi không tìm thấy địa chỉ nhà.

• Địa chỉ cụ thể và rõ ràng: Bạn hãy ghi chi tiết từ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện cho đến tỉnh/thành phố; thông tin càng rõ thì bưu tá càng dễ tìm đường.

Thông tin người gửi và người nhận chính xác rõ ràng hạn chế rủi ro trong quá trình gửi hàng

Bước 2 – Đóng gói hàng hóa đúng quy cách

Đóng gói hàng không chỉ là bỏ vào túi nilon mà là cả một quy trình để bảo vệ món đồ bên trong khỏi những va đập khi xe vận chuyển di chuyển trên đường. Việc đóng gói chuẩn cũng giúp kiện hàng trông gọn gàng, từ đó giúp bạn tiết kiệm được tiền cước phí.

• Kiểm tra tình trạng hàng: Trước khi đóng thùng, bạn nên kiểm tra xem hàng có còn nguyên vẹn hay không và nên chụp lại một tấm ảnh để làm bằng chứng nếu sau này hàng bị hỏng trong quá trình vận chuyển.

• Sử dụng thùng carton phù hợp: Bạn hãy chọn loại thùng giấy cứng cáp, có kích thước vừa vặn với món đồ; không nên dùng thùng quá to vì hàng bên trong sẽ bị xê dịch, cũng không dùng thùng quá bé vì dễ bị rách mép.

• Chèn lót nếu cần thiết: Đối với những món đồ có khoảng trống bên trong thùng, bạn hãy dùng thêm giấy báo cũ, mút xốp hoặc xốp bong bóng để lấp đầy, đảm bảo khi lắc thùng hàng không bị rung rinh.

Quy trình đóng gói hàng hóa đúng quy tắc với từng phân loại hàng hóa tại PCS Logistics

Bước 3 – Lựa chọn hình thức gửi hàng

Tùy vào việc bạn có thời gian hay không mà bạn có thể chọn một trong hai cách bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển dưới đây.

• Gửi trực tiếp tại bưu cục: Bạn mang hàng ra các điểm gửi gần nhà, tại đây nhân viên sẽ cân đo và tư vấn cho bạn các gói cước nhanh hay chậm tùy theo nhu cầu của bạn.

• Đặt nhân viên đến lấy hàng tại nhà: Nếu bạn bận rộn hoặc kiện hàng quá nặng, bạn có thể gọi hotline hoặc dùng ứng dụng để báo nhân viên qua nhà lấy hàng, giúp bạn tiết kiệm công sức đi lại.

Bước 4 – Hoàn tất vận đơn và bàn giao hàng

Đây là bước cuối cùng để kiện hàng chính thức được chuyển đi. Bạn cần lưu ý giữ lại các loại giấy tờ để có căn cứ làm việc với bưu cục sau này.

• Xác nhận lại thông tin: Bạn nên xem lại một lần nữa số tiền thu hộ (COD) và phí ship trên phiếu gửi hàng để tránh nhầm lẫn giữa người gửi và người nhận trả tiền.

• Thanh toán tiền cước: Tùy theo thỏa thuận, bạn có thể trả tiền phí gửi hàng ngay lúc đó hoặc để người nhận thanh toán khi họ nhận được hàng.

• Nhận mã vận đơn để theo dõi: Sau khi gửi xong, bạn sẽ nhận được một dãy số gọi là mã vận đơn; hãy dùng mã này để kiểm tra xem hàng của mình đã đi đến đâu rồi.

Theo dõi hành trình giao hàng theo thời gian thực bằng mã vận đơn

2. Các lưu ý khi gửi hàng đặc biệt qua chuyển phát nhanh

Mỗi loại mặt hàng đều có đặc điểm riêng, vì vậy cách gửi hàng chuyển phát nhanh cũng cần được linh hoạt thay đổi để đảm bảo an toàn cho từng loại đồ dùng.

2.1. Lưu ý khi gửi hàng dễ vỡ

Với những món đồ như ly chén thủy tinh, tivi hay tranh ảnh, rủi ro vỡ nát là rất cao nếu bạn không biết cách bọc lót cẩn thận.

• Sử dụng vật liệu chống sốc: Bạn hãy dùng xốp bong bóng (bubble wrap) quấn quanh từng món đồ ít nhất 2-3 lớp trước khi đặt vào thùng carton.

• Dán nhãn cảnh báo: Bạn nhớ dán thêm nhãn "Hàng dễ vỡ" hoặc "Vui lòng nhẹ tay" ở ngoài thùng để nhân viên bốc xếp biết đường mà chú ý.

• Hạn chế khoảng trống trong thùng: Bạn hãy nhét thêm giấy vụn hoặc xốp tấm vào các góc để món đồ không bị va đập vào thành thùng khi xe đi vào chỗ xóc.

Việc đóng gói kỹ lưỡng giúp hàng không bị hỏng hóc dù phải qua nhiều khâu vận chuyển khác nhau. Đây là cách tốt nhất để bạn giữ an toàn cho tài sản và không mất công đi giải quyết khiếu nại sau này.

Đóng gói hàng dễ vỡ cần tuân thủ một số  lưu ý để hàng được an toàn trong quá trình vận chuyển

2.2. Lưu ý khi gửi hàng giá trị cao

Đối với các món đồ đắt tiền như điện thoại, đồng hồ hay vàng bạc, sự an toàn về tài chính phải được đặt lên hàng đầu.

• Khai báo đúng giá trị: Bạn đừng ngại khai báo đúng số tiền trị giá món hàng để khi chẳng may có thất thoát, bạn sẽ được bồi thường đầy đủ 100%.

• Cân nhắc mua bảo hiểm: Việc bỏ ra một khoản phí nhỏ để mua bảo hiểm vận chuyển là lựa chọn thông minh để bảo vệ túi tiền của bạn trước những rủi ro bất ngờ.

• Giữ lại chứng từ chứng minh giá trị: Bạn hãy giữ kỹ hóa đơn mua hàng hoặc ảnh chụp món đồ vì đây là bằng chứng quan trọng nhất nếu cần làm thủ tục bồi thường.

Khi gửi hàng đắt tiền, việc ghi đúng giá trị và giữ lại giấy tờ giúp bạn luôn ở thế chủ động. Cách làm này không chỉ bảo vệ tài sản mà còn khiến đơn vị vận chuyển có trách nhiệm cao hơn đối với kiện hàng của bạn.

2.3. Lưu ý khi gửi hàng thực phẩm

Gửi thực phẩm thường gặp khó khăn vì hàng dễ bị ôi thiu hoặc bốc mùi nếu không được đóng gói và vận chuyển đúng cách.

• Đảm bảo thời hạn sử dụng còn dài: Bạn chỉ nên gửi những loại thực phẩm có thể để được nhiều ngày, vì đôi khi thời gian giao hàng có thể lâu hơn dự tính ban đầu.

• Đóng gói kín và chống rò rỉ: Bạn nên hút chân không thực phẩm hoặc bọc nhiều lớp nilon để nước và mùi không bị chảy ra ngoài làm ảnh hưởng đến các kiện hàng khác xung quanh.

• Kiểm tra quy định từng loại: Một số nhà xe không nhận thực phẩm tươi sống hoặc hàng có mùi quá nồng (như sầu riêng, nước mắm), vì vậy bạn nên hỏi trước nhân viên bưu cục để được hướng dẫn.

Việc đóng gói thực phẩm sạch sẽ giúp hàng đến nơi vẫn ngon và không bị nhà xe từ chối vận chuyển. Đây là bước quan trọng để bạn tiết kiệm chi phí và đảm bảo món quà của mình đến tay người nhận một cách trọn vẹn nhất.

Khi vận chuyển hàng hóa thực phẩm bạn cần lưu ý một số quy tắc đóng gói

3. Những lưu ý quan trọng để gửi hàng chuyển phát nhanh an toàn

Để việc gửi hàng luôn suôn sẻ, bạn hãy ghi nhớ 5 quy tắc "vàng" dưới đây khi thực hiện cách gửi hàng chuyển phát nhanh.

• Kiểm tra kỹ thông tin người nhận trước khi gửi: Bạn hãy kiểm tra lại tên và số điện thoại người nhận để tránh tình trạng gửi nhầm địa chỉ hoặc không liên lạc được với người nhận. 

• Không gửi hàng thuộc danh mục cấm: Nếu cố tình gửi các mặt hàng cấm có thể bị phạt tiền hoặc bị cơ quan chức năng làm việc.

• Theo dõi vận đơn thường xuyên: Hãy theo dõi mã vận đơn thường xuyên để biết hàng đã đi đến đâu để kịp thời can thiệp nếu lộ trình chậm hơn bình thường.

• Giữ lại biên nhận và mã vận đơn: Bạn nên giữ lại các giấy tờ cho đến khi người nhận báo đã nhận được hàng an toàn đề phòng trường hợp xảy ra rủi ro, đơn vị vận chuyển sẽ yêu cầu bạn cung cấp các loại giấy tờ này.

• Chủ động liên hệ khi có vấn đề phát sinh: Nếu thấy hàng đứng yên một chỗ quá lâu, bạn hãy gọi ngay tổng đài chăm sóc khách hàng để yêu cầu họ kiểm tra và thúc giục bưu tá giao hàng.

Như vậy, cách gửi hàng chuyển phát nhanh thực chất rất đơn giản nếu bạn chuẩn bị kỹ từ những bước đầu tiên. Việc ghi địa chỉ đúng, đóng gói chắc chắn và chọn dịch vụ phù hợp không chỉ giúp kiện hàng của bạn đi nhanh hơn mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí phát sinh. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết và bình dân này, bạn sẽ không còn cảm thấy bối rối mỗi khi cần gửi quà hay hàng hóa cho người thân, bạn bè.