Cước vận chuyển hàng hóa là gì? Cách tính và hạch toán chi tiết

Trong hoạt động logistics, cước vận chuyển hàng hóa là một trong những chi phí quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ cách tính và cách phân bổ chi phí này trong thực tế vận hành. Bài viết này PCS Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tính cước vận chuyển hàng hóa và cách hạch toán cước vận chuyển hàng hóa. Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, tối ưu ngân sách và xây dựng chiến lược vận hành hiệu quả.

1. Cước vận chuyển hàng hóa là gì?

Trong thực tế, cước vận chuyển không chỉ bao gồm chi phí vận chuyển chính mà còn có thể bao gồm nhiều khoản phụ phí khác như phí bốc xếp, phí nhiên liệu, phí cầu đường hoặc phí xử lý hàng hóa đặc thù. Do đó, việc hiểu đúng bản chất của cước vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai lệch trong tính toán và dự toán chi phí.

Trước khi so sánh giá, doanh nghiệp cũng nên hiểu rõ các hình thức vận chuyển hàng hóa để biết vì sao cùng một lô hàng nhưng chi phí có thể khác nhau giữa đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc đường sắt.

Cước vận chuyển hàng hóa bao gồm nhiều khoản chi phí trong quá trình vận chuyển

2. Cách tính cước vận chuyển hàng hóa

Tùy theo từng phương thức vận chuyển, cách tính cước vận chuyển hàng hóa sẽ có sự khác biệt rõ rệt. Dưới đây là các công thức phổ biến trong thực tế logistics:

Cước vận chuyển đường biển (nguyên container – FCL)

• Công thức: Cước = Đơn giá cước theo từng loại container theo tuyến vận chuyển + Phụ phí

• Giải thích: Mức cước được tính theo container (20 feet, 40 feet…) và tuyến vận chuyển cụ thể. Ngoài cước chính, doanh nghiệp còn phải tính thêm các phụ phí như THC, phí chứng từ hoặc phí mùa cao điểm.

Phương thức này phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng hàng lớn và cần tối ưu chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa.

Cước vận chuyển đường biển (hàng lẻ – LCL)

• Công thức: Cước = (Trọng lượng hoặc khối lượng hàng hóa) × (Đơn giá cước theo trọng lượng hoặc khối lượng) + Phụ phí

• Giải thích: Hàng lẻ được tính theo đơn vị CBM (m³) hoặc kg, tùy theo cách tính của hãng tàu. Doanh nghiệp sẽ trả phí dựa trên khối lượng thực tế thay vì thuê nguyên container.

Phương thức này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc lô hàng không đủ để đóng container riêng.

Cước vận chuyển đường bộ

• Công thức: Cước = (Khoảng cách vận chuyển) × (Đơn giá cước theo km) + Phụ phí

• Giải thích: Cước được tính dựa trên quãng đường vận chuyển, loại phương tiện và loại hàng hóa. Các phụ phí có thể bao gồm phí cầu đường, phí bốc xếp hoặc phụ phí giao hàng nhiều điểm. Với tuyến dài, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ vận chuyển hàng hóa Bắc Nam để hình dung rõ hơn cách chi phí thay đổi theo khoảng cách, tải trọng và lịch trình giao nhận.

Cước vận chuyển đường hàng không

• Công thức: Cước = (Trọng lượng tính cước) × (Đơn giá cước theo trọng lượng tính cước) + Phụ phí

• Giải thích: Trọng lượng tính cước có thể là trọng lượng thực hoặc trọng lượng quy đổi theo thể tích (chargeable weight). Ngoài ra, các phụ phí như phí an ninh, phí nhiên liệu thường chiếm tỷ trọng lớn.

Mỗi phương thức vận chuyển hàng hóa có cách tính cước khác nhau. Bên cạnh công thức tính, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn đúng phương tiện vận chuyển hàng hóa để tránh phát sinh chi phí do sai tải trọng, sai kích thước xe hoặc không phù hợp với đặc tính hàng.

Mỗi phương thức vận chuyển hàng hóa có cách tính cước khác nhau

Trên thực tế, cách tính cước vận chuyển hàng hóa không chỉ phụ thuộc vào công thức mà còn liên quan đến nhiều yếu tố như loại hàng, tuyến vận chuyển, thời điểm và các phụ phí đi kèm. 

Với hệ thống vận chuyển đa phương thức và kinh nghiệm thực tế, PCS Logistics hỗ trợ doanh nghiệp tính toán chi phí vận chuyển minh bạch, đồng thời đưa ra phương án phù hợp nhằm tối ưu ngân sách và đảm bảo tiến độ giao hàng.

Liên hệ PCS Logistics ngay

PCS Logistics

PCS Logistics

1900.545.428

Tư vấn hỗ trợ

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cước vận chuyển hàng hóa

Trong thực tế, cước vận chuyển hàng hóa không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và tối ưu chi phí.

• Loại hàng hóa: Hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm hoặc hàng cần bảo quản đặc biệt thường có mức cước cao hơn do yêu cầu vận chuyển khắt khe hơn. Với nhóm hàng nhạy cảm như vận chuyển hàng dược phẩm, chi phí có thể phát sinh thêm do yêu cầu về bảo quản, thời gian giao nhận và điều kiện vận hành.

• Khối lượng và kích thước hàng: Hàng càng lớn hoặc chiếm nhiều không gian thì chi phí vận chuyển càng cao, đặc biệt với hàng cồng kềnh. Trong trường hợp gửi tuyến dài, doanh nghiệp nên có phương án riêng cho vận chuyển hàng cồng kềnh liên tỉnh để tối ưu cách xếp hàng, phương tiện và chi phí bốc dỡ.

• Khoảng cách vận chuyển: Quãng đường càng dài thì tổng chi phí càng tăng, đặc biệt với vận chuyển đường bộ hoặc quốc tế. Với nhu cầu phân phối giữa nhiều tỉnh thành, chi phí vận chuyển hàng hóa liên tỉnh thường được tính dựa trên tuyến đường, điểm lấy/giao hàng và tần suất vận chuyển.

• Phương thức vận chuyển: Mỗi phương thức có mức cước khác nhau, trong đó hàng không thường cao hơn so với đường biển hoặc đường bộ. Một số mô hình mới như drone vận chuyển hàng hóa cũng đang được nhắc đến trong logistics hiện đại, nhưng hiện chưa phải lựa chọn phổ biến cho phần lớn nhu cầu vận chuyển thương mại tại Việt Nam.

• Thời điểm vận chuyển: Mùa cao điểm hoặc thời điểm nhu cầu tăng cao có thể làm giá cước tăng đáng kể

Những yếu tố này thường kết hợp với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cuối cùng mà doanh nghiệp phải chi trả.

Cước phí vận chuyển hàng hóa ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đánh giá trước rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa, vì các sự cố như giao trễ, hư hỏng, thất lạc hoặc phát sinh lưu kho đều có thể làm tổng chi phí thực tế cao hơn dự toán ban đầu.

Cước phí vận chuyển hàng hóa ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố

4. Cách hạch toán chi phí vận chuyển hàng hóa

Theo quy định kế toán hiện hành, cước vận chuyển hàng hóa hạch toán như thế nào sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng của chi phí đó trong hoạt động doanh nghiệp. Về cơ bản, chi phí vận chuyển được chia thành hai nhóm chính: chi phí liên quan đến mua hàng và chi phí liên quan đến tài sản cố định.

4.1. Chi phí vận chuyển thuộc chi phí mua hàng

Đây là nhóm chi phí phát sinh trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi mua về kho doanh nghiệp, do đó sẽ được tính trực tiếp vào giá trị nhập kho.

• Bản chất hạch toán: Chi phí vận chuyển được ghi nhận vào chi phí mua hàng để cấu thành giá trị thực tế của hàng tồn kho

• Cách ghi nhận kế toán:

• Nợ TK 1562 (chi phí mua hàng hóa chưa thuế

• Nợ TK 1331 (thuế GTGT đầu vào nếu có)

• Có TK 111, 112 hoặc 331 tùy theo hình thức thanh toán

Việc hạch toán đúng nhóm chi phí này giúp phản ánh chính xác giá trị hàng hóa và tránh sai lệch khi tính giá vốn.

4.2. Chi phí vận chuyển liên quan đến tài sản cố định

Trong trường hợp chi phí vận chuyển phát sinh khi mua sắm máy móc, thiết bị hoặc tài sản cố định, khoản chi này sẽ được tính vào nguyên giá tài sản.

• Bản chất hạch toán: Chi phí vận chuyển và bốc xếp được cộng vào nguyên giá tài sản để phục vụ cho việc khấu hao sau này

• Cách ghi nhận kế toán:

• Nợ TK 211 (nguyên giá tài sản cố định)

• Nợ TK 1331 (thuế GTGT đầu vào nếu có)

• Có TK 111, 112 hoặc 331

Điều này giúp đảm bảo giá trị tài sản phản ánh đầy đủ toàn bộ chi phí đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

4.3. Nguyên tắc phân bổ chi phí vận chuyển

Trong thực tế, doanh nghiệp thường mua nhiều loại hàng hóa trong cùng một lô hàng. Khi đó, chi phí vận chuyển cần được phân bổ hợp lý cho từng mặt hàng trước khi hạch toán.

• Phân bổ theo giá trị hàng hóa: Chi phí vận chuyển được phân bổ dựa trên tỷ lệ giá trị của từng mặt hàng so với tổng giá trị lô hàng, phù hợp với hàng hóa có sự chênh lệch giá lớn

• Phân bổ theo khối lượng hàng hóa: Áp dụng với hàng có đặc tính vật lý rõ ràng, chi phí được chia theo tỷ lệ khối lượng của từng mặt hàng

• Phân bổ theo số lượng hàng hóa: Phù hợp với hàng đồng nhất, chi phí được chia đều theo số lượng từng loại

Công thức chung: Chi phí phân bổ = Tổng chi phí vận chuyển × (Tỷ lệ của từng mặt hàng theo tiêu chí phân bổ)

Hướng dẫn hạch toán cước phí vận chuyển hàng hóa

4.4. Một số lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí vận chuyển hàng hóa

Để đảm bảo việc hạch toán cước vận chuyển hàng hóa chính xác và hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đầy đủ chứng từ: Cần có hóa đơn vận chuyển, hợp đồng và các chứng từ liên quan để đảm bảo tính hợp pháp khi ghi nhận chi phí. Trong đó, chứng từ vận chuyển hàng hóa là căn cứ quan trọng để đối soát chi phí, kê khai kế toán và xử lý khi có phát sinh.

• Xác định đúng bản chất chi phí: Cần phân biệt rõ chi phí thuộc mua hàng, bán hàng hay tài sản cố định để hạch toán đúng tài khoản. Với các đơn hàng định kỳ hoặc giá trị lớn, hợp đồng vận chuyển hàng hóa cũng nên thể hiện rõ phạm vi dịch vụ, đơn giá, phụ phí và trách nhiệm của các bên.

• Áp dụng phương pháp nhất quán: Doanh nghiệp nên sử dụng một phương pháp phân bổ cố định để đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm soát

Việc hạch toán đúng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn mà còn hạn chế rủi ro về thuế và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.