PCS Logistics đồng hành cùng Hòa Phát trong vận hành phân phối hàng gia dụng, điện lạnh

Trong ngành hàng gia dụng và điện lạnh, khi phân phối sản phẩm vào các hệ thống siêu thị, chuỗi điện máy lớn như Nguyễn Kim, Pico, Điện Máy Xanh, MediaMart..., doanh nghiệp không chỉ chịu áp lực về thời gian và an toàn hàng hóa mà còn phải đáp ứng những yêu cầu nghiêm ngặt về số lượng, model, địa điểm giao hàng và chứng từ giao nhận.

Đó cũng là bài toán Hòa Phát đặt ra cho PCS Logistics trong quá trình mở rộng hoạt động phân phối: làm thế nào để hàng nghìn sản phẩm được đưa đến đúng điểm bán, đúng kế hoạch và vẫn kiểm soát được toàn bộ tiến trình giao nhận.

Bài toán không chỉ là vận chuyển hàng từ kho đến siêu thị, mà là kiểm soát đồng bộ đơn hàng, model sản phẩm, điểm giao, tiến độ và chứng từ trong toàn bộ quá trình phân phối.

1. Thách thức khi phân phối hàng gia dụng, điện lạnh vào hệ thống bán lẻ

Khác với nhiều nhóm hàng thông thường, việc giao hàng vào các chuỗi điện máy đòi hỏi mức độ chính xác rất cao. Một đơn hàng có thể bao gồm nhiều model sản phẩm, nhiều số lượng khác nhau và được phân bổ đến nhiều điểm bán theo lịch tiếp nhận riêng của từng hệ thống.

Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình giao nhận, chẳng hạn:

• Giao nhầm model hoặc sai số lượng so với đơn đặt hàng.

• Giao sai cửa hàng trong cùng một hệ thống bán lẻ.

• Không đáp ứng đúng khung giờ hoặc lịch hẹn nhận hàng.

• Hàng hóa bị từ chối tiếp nhận, dẫn đến giao lại hoặc hoàn hàng.

• Thiếu biên bản, chứng từ hoặc thông tin cần thiết cho quá trình đối soát và thanh toán.

Bên cạnh hàng hóa, các hệ thống điện máy còn yêu cầu đầy đủ hồ sơ giao nhận, biên bản bàn giao và chứng từ gốc.

Các thùng hàng gia dụng Hòa Phát được sắp xếp trong kho

Vì vậy, logistics trong lĩnh vực này không đơn thuần là bố trí xe vận chuyển mà còn là quá trình quản lý đồng bộ từ tiếp nhận đơn hàng, kiểm soát hàng hóa, tổ chức giao nhận đến thu hồi chứng từ sau giao hàng.

2. Yêu cầu và bài toán vận hành của Hòa Phát

Hòa Phát hoạt động trong nhiều lĩnh vực như sản xuất thép, điện máy gia dụng, nội thất, máy móc thiết bị và bất động sản. Trong đó, mảng điện máy gia dụng sở hữu danh mục sản phẩm đa dạng gồm máy lọc nước, cây nước nóng lạnh, tủ lạnh, điều hòa, máy hút ẩm..., được phân phối thông qua nhiều hệ thống bán lẻ điện máy trên toàn quốc.

Quy mô phân phối lớn đặt ra yêu cầu cao đối với hoạt động logistics.

Khối lượng đơn hàng lớn và nhiều thông tin cần kiểm soát

Mỗi ngày có thể phát sinh hàng nghìn sản phẩm theo nhiều Purchase Order (PO), với model, số lượng và địa điểm giao nhận khác nhau.

Đặc thù của hàng điện máy khiến quá trình kiểm soát càng phức tạp. Một PO có thể bao gồm nhiều model, trong khi từng sản phẩm lại gắn với số lượng và số serial riêng.

Nếu khâu nhận hàng và điều phối không được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp các tình trạng:

• Giao thiếu hoặc giao thừa hàng.

• Nhầm model sản phẩm.

• Sai điểm giao nhận.

• Chênh lệch thông tin giữa đơn hàng và hàng thực tế.

• Khó truy xuất khi phát sinh vấn đề tại điểm bán.

Tiến độ giao hàng cần ổn định

Trong quá trình phân phối hàng hóa vào hệ thống siêu thị, một trong những vấn đề cần giải quyết là tính ổn định của tiến độ giao nhận.

Khi thông tin chưa được cập nhật kịp thời, doanh nghiệp khó xác định chính xác đơn hàng đang ở đâu, đã được giao hay chưa và phát sinh vấn đề tại điểm nào.

Việc giao nhầm giữa các cửa hàng trong cùng hệ thống hoặc tỷ lệ hoàn đơn cao cũng có thể làm tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến kế hoạch đưa hàng ra thị trường.

Chứng từ sau giao hàng phải được kiểm soát

Một yêu cầu quan trọng khác là quá trình thu hồi biên bản bàn giao, chứng từ gốc và hồ sơ phục vụ thanh toán.

Nếu chứng từ phải đi qua nhiều đầu mối vận chuyển, thời gian hoàn trả có thể kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Đối soát đơn hàng.

• Hoàn thiện hồ sơ giao nhận.

• Tiến độ thanh toán.

• Khả năng kiểm soát vận hành của các bộ phận liên quan.

Hòa Phát cần một đối tác logistics không chỉ có năng lực vận chuyển mà còn có khả năng quản lý xuyên suốt quá trình giao nhận – từ tiếp nhận đơn, kiểm soát hàng hóa, điều phối điểm giao đến cập nhật trạng thái và hoàn thiện chứng từ.

3. PCS Logistics – Đối tác đồng hành trong vận hành phân phối

Đồng hành cùng Hòa Phát, PCS Logistics tham gia không chỉ ở khâu vận chuyển mà còn trong điều phối và kiểm soát hoạt động phân phối hàng hóa đến các hệ thống bán lẻ.

Dựa trên đặc thù đơn hàng, model sản phẩm và lịch giao nhận, PCS Logistics xây dựng phương án vận hành phù hợp với yêu cầu thực tế của Hòa Phát.

Tiếp nhận và kiểm soát thông tin đơn hàng

Ngay từ khi tiếp nhận yêu cầu, đội ngũ PCS Logistics phối hợp kiểm tra các thông tin liên quan đến:

• PO cần thực hiện.

• Chủng loại và model hàng hóa.

• Khối lượng, số lượng sản phẩm.

• Điểm giao nhận.

• Lịch hẹn của từng hệ thống bán lẻ.

• Các yêu cầu riêng trong quá trình bàn giao.

Việc kiểm soát từ đầu giúp hạn chế sai lệch trước khi hàng hóa được đưa vào quá trình vận chuyển.

Điều phối phương tiện theo từng kế hoạch giao hàng

PCS Logistics bố trí phương tiện dựa trên khối lượng hàng, đặc tính sản phẩm, tuyến vận chuyển và lịch tiếp nhận của điểm bán.

Các bộ phận kinh doanh, điều phối, vận hành và lái xe phối hợp xuyên suốt nhằm đảm bảo quá trình nhận hàng và giao hàng được triển khai theo cùng một kế hoạch.

Kiểm soát tiến độ giao nhận

Trong quá trình vận chuyển, thông tin về trạng thái đơn hàng, tiến độ giao nhận và các tình huống phát sinh được cập nhật để Hòa Phát có thể theo dõi và chủ động phối hợp xử lý khi cần thiết.

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng với mô hình phân phối nhiều điểm, khi cùng một thời điểm có thể có nhiều đơn hàng đang được triển khai tại các khu vực khác nhau.

Phối hợp xử lý phát sinh tại điểm giao

Thực tế giao hàng vào các chuỗi bán lẻ có thể phát sinh nhiều tình huống như thay đổi thời gian tiếp nhận, sai lệch thông tin đơn hàng hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Khi có vấn đề tại điểm giao, đội ngũ PCS Logistics phối hợp với các bên liên quan để xác định nguyên nhân và xử lý nhanh, hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ phân phối chung.

Kiểm soát chứng từ sau giao hàng

Sau khi hàng được bàn giao, chứng từ giao nhận tiếp tục được theo dõi và thu hồi để phục vụ quá trình đối soát và hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

Điều này giúp hoạt động logistics được quản lý xuyên suốt thay vì kết thúc ngay sau khi hàng hóa được giao đến điểm bán.

Dãy thùng máy lọc nước Hòa Phát tại kho, minh họa danh mục hàng hóa cần quản lý theo model và số lượng

4. Giá trị từ sự đồng hành giữa PCS Logistics và Hòa Phát

Sự phối hợp giữa PCS Logistics và Hòa Phát giúp quá trình phân phối được tổ chức theo một hệ thống thống nhất hơn, từ tiếp nhận đơn hàng → điều phối → giao nhận → cập nhật trạng thái → hoàn thiện chứng từ.

Những giá trị chính có thể kể đến:

• Vận hành ổn định hơn: kế hoạch phương tiện và giao hàng được tổ chức ngay cả khi số lượng đơn lớn.

• Kiểm soát đơn hàng tốt hơn: giảm nguy cơ giao nhầm model, sai số lượng hoặc sai điểm bán.

• Minh bạch tiến độ: thông tin giao nhận được cập nhật để các bộ phận liên quan dễ dàng theo dõi.

• Hạn chế phát sinh: các vấn đề tại điểm giao được phối hợp xử lý sớm thay vì kéo dài sang các khâu tiếp theo.

• Kiểm soát chứng từ: hỗ trợ quá trình đối soát và hoàn thiện hồ sơ sau giao hàng.

• Giảm áp lực vận hành nội bộ: Hòa Phát có thể tập trung nguồn lực cho sản xuất, kinh doanh và phát triển thị trường.

Giá trị của một hệ thống logistics phân phối không chỉ nằm ở việc hàng đã được giao, mà còn ở khả năng doanh nghiệp biết chính xác hàng được giao ở đâu, khi nào, cho ai và chứng từ đã được hoàn thiện đến bước nào.

Xe PCS Logistics tại kho fulfillment, bên cạnh các pallet hàng Hòa Phát

5. Từ một chuyến hàng đến toàn bộ mạng lưới phân phối

Đối với doanh nghiệp sản xuất hàng gia dụng, điện lạnh, logistics ngày càng trở thành một phần trực tiếp của hoạt động phân phối. Khi số lượng SKU tăng, mạng lưới điểm bán mở rộng và yêu cầu của các hệ thống bán lẻ ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp cần nhiều hơn một đơn vị vận tải đơn thuần.

Điều quan trọng là khả năng quản lý nhiều đơn hàng, nhiều điểm giao và nhiều yêu cầu vận hành trong cùng một hệ thống kiểm soát. Với kinh nghiệm triển khai hoạt động phân phối cho các doanh nghiệp sản xuất, PCS Logistics hướng tới xây dựng phương án vận hành phù hợp với từng mô hình khách hàng, từ vận tải, giao nhận B2B đến logistics phân phối nhiều điểm. Qua đó, PCS Logistics không chỉ đưa hàng hóa từ kho đến điểm bán mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng một mạng lưới phân phối ổn định, minh bạch và có khả năng mở rộng theo nhu cầu thị trường.