Quy định mới nhất về hóa đơn vận chuyển hàng hóa năm 2026

Trong hoạt động logistics, hóa đơn vận chuyển hàng hóa không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi lưu thông hàng hóa. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ quy định về hóa đơn vận chuyển, đặc biệt là thời điểm lập hóa đơn và nội dung bắt buộc theo quy định mới, dẫn đến rủi ro bị xử phạt khi kiểm tra. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ từ khái niệm, quy định mới nhất đến cách xuất hóa đơn cước vận chuyển đúng chuẩn và tránh các lỗi phổ biến.

1. Hóa đơn vận chuyển hàng hóa là gì?

Trong thực tế, hóa đơn vận chuyển thường đi kèm với hợp đồng, phiếu giao nhận hoặc vận đơn. Việc sử dụng đúng hóa đơn không chỉ giúp minh bạch tài chính mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Hiện nay, mẫu hóa đơn vận chuyển hàng hóa chủ yếu được sử dụng dưới dạng điện tử để đảm bảo tính đồng bộ và dễ quản lý.

• Thông tin doanh nghiệp và khách hàng: Thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế để phục vụ kê khai và đối chiếu.

• Nội dung dịch vụ vận chuyển: Ghi rõ loại dịch vụ, tuyến vận chuyển và thông tin hàng hóa liên quan.

• Chi phí và thuế: Bao gồm đơn giá, tổng tiền và thuế suất nhằm đảm bảo minh bạch tài chính.

Bạn có thể tham khảo mẫu hóa đơn điện tử sau đây và áp dụng cho doanh nghiệp của mình. 

Mẫu hóa đơn điện tử vận chuyển hàng hóa tham khảo: Xem tại đây

Hóa đơn vận chuyển hàng hóa là loại chứng từ được quy định phải có cho mỗi lô hàng vận chuyển

2. Cập nhật quy định mới nhất về hóa đơn vận chuyển

Các quy định về hóa đơn vận chuyển ngày càng được siết chặt nhằm kiểm soát hoạt động lưu thông hàng hóa và chống gian lận thương mại. Doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu sau:

• Buộc ghi rõ thông tin về biển số xe vận chuyển hàng hóa: Hóa đơn cần thể hiện thông tin phương tiện vận chuyển, đặc biệt là biển số xe, nhằm phục vụ việc kiểm tra khi lưu thông trên đường. Điều này giúp cơ quan chức năng xác định rõ phương tiện đang vận chuyển lô hàng.

• Buộc cung cấp rõ hành trình vận chuyển: Thông tin về điểm đi, điểm đến và tuyến vận chuyển cần được thể hiện rõ ràng trên chứng từ. Đây là cơ sở để chứng minh tính hợp lệ của quá trình vận chuyển hàng hóa.

• Bắt buộc cung cấp thông tin người gửi và hàng hóa: Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ thông tin người gửi, người nhận và chi tiết hàng hóa như tên hàng, số lượng, giá trị. Việc thiếu thông tin có thể khiến hàng hóa bị xử lý khi kiểm tra.

• Bên thứ ba có thể lập hóa đơn nếu được ủy quyền: Trong một số trường hợp, bên thứ ba như đơn vị logistics có thể xuất hóa đơn cước vận chuyển thay cho bên cung cấp dịch vụ nếu có hợp đồng ủy quyền hợp lệ.

• Bắt buộc phải tạo hóa đơn điện tử qua máy tính tiền nếu doanh thu trên 1 tỷ đồng: Doanh nghiệp có doanh thu lớn cần sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, đảm bảo kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động kinh doanh hiện nay.

Trong bối cảnh quy định ngày càng chặt chẽ theo Nghị định 70, các đơn vị vận chuyển cần chủ động rà soát quy trình xuất hóa đơn, chuẩn hóa thông tin chứng từ và áp dụng hóa đơn điện tử đúng quy định để vận hành minh bạch, an toàn và bền vững.

PCS Logistics cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn theo nghị định 70

3. Quy định xuất hóa đơn vận chuyển theo nghị định 70

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP bao gồm thời điểm lập hóa đơn và nội dung bắt buộc trên hóa đơn, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Dưới đây là các nội dung chi tiết cần lưu ý:

3.1. Thời điểm xuất hóa đơn

Theo Nghị định 70 (hiệu lực từ 01/6/2025), có 3 trường hợp lập hóa đơn vận chuyển hàng hóa bạn cần nhớ là trường hợp hoàn thành dịch vụ vận chuyển, trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ và thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng. Cụ thể như sau:

• Thời điểm hoàn thành dịch vụ vận chuyển: Hóa đơn được lập khi dịch vụ vận chuyển đã hoàn tất, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền từ khách hàng, bao gồm cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.

• Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, đảm bảo ghi nhận đúng doanh thu phát sinh.

• Trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng: Khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng không được xem là thời điểm xuất hóa đơn, trừ một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thẩm định giá hoặc tư vấn xây dựng.

Quy định về xuất hóa đơn vận tải trong một số trường hợp cụ thể khác:

• Dịch vụ vận tải hàng không qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử: Hóa đơn phải được lập chậm nhất trong vòng 05 ngày kể từ ngày phát sinh chứng từ dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu được ghi nhận kịp thời và đúng quy định.

• Dịch vụ vận tải hàng không qua đại lý: Thời điểm xuất hóa đơn là sau khi hoàn tất đối soát dữ liệu, chậm nhất vào ngày 10 của tháng tiếp theo. Quy định này phù hợp với mô hình vận hành có nhiều bên trung gian.

Nhìn chung, việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn vận chuyển hàng hóa và tránh các sai sót trong kê khai thuế.

Doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới nhất về xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa để áp dụng

3.2. Nội dung hóa đơn vận chuyển

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi lập hóa đơn vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo thể hiện đầy đủ các nhóm thông tin quan trọng sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

(2) Tên liên hóa đơn

(3) Số hóa đơn

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.

(8) Thời điểm lập hóa đơn

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có

(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Ngoài ra, các nội dung như giá cước, thuế, thông tin bên mua – bán vẫn phải tuân thủ theo quy định chung tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhìn chung, việc bổ sung đầy đủ thông tin giúp hóa đơn hợp lệ hơn và tránh rủi ro khi kiểm tra.

4. Điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển

Để xuất hóa đơn cước vận chuyển hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có hợp đồng hoặc thỏa thuận vận chuyển rõ ràng: Hợp đồng, kể cả hợp đồng đơn giản, là căn cứ chứng minh giao dịch hợp lệ giữa các bên.

• Có chứng từ giao nhận hàng hóa đầy đủ: Bao gồm phiếu giao nhận, vận đơn hoặc biên bản xác nhận để đối chiếu khi cần thiết.

• Có dịch vụ vận chuyển thực tế phát sinh: Hóa đơn chỉ được lập khi dịch vụ thực sự diễn ra, tránh tình trạng xuất khống.

Những điều kiện này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro khi kiểm tra.

Để xuất hóa đơn vận chuyển doanh nghiệp cần bổ sung các loại giấy tờ theo quy định

5. Không cung cấp được hóa đơn vận tải xử phạt thế nào?

Trong thực tế, tình trạng “không cung cấp được hóa đơn vận chuyển hàng hóa” thường xảy ra khá phổ biến khi doanh nghiệp bị kiểm tra trên đường hoặc trong quá trình thanh tra thuế. Tuy nhiên, cần hiểu rõ rằng đây không phải chỉ là một lỗi đơn giản mà có thể bị phân loại thành nhiều hành vi vi phạm khác nhau.

• Không xuất trình được hóa đơn khi kiểm tra: Xảy ra khi doanh nghiệp đã lập hóa đơn nhưng không mang theo hoặc không cung cấp được khi cơ quan chức năng yêu cầu, dẫn đến nghi ngờ về tính hợp pháp của hàng hóa.

• Không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa: Trong trường hợp không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ, hàng hóa có thể bị xem là không rõ nguồn gốc, đặc biệt khi vận chuyển trên các tuyến liên tỉnh.

Về bản chất pháp lý, các hành vi trên thường được phân loại theo hai hướng chính:

• Trường hợp bị xác định là không lập hóa đơn:  Nếu doanh nghiệp thực tế chưa lập hóa đơn cho giao dịch phát sinh, sẽ bị xử phạt theo hành vi không lập hóa đơn, mức phạt có thể từ 1.000.000 đến 80.000.000 đồng tùy số lượng và mức độ vi phạm.

• Trường hợp đã lập nhưng không cung cấp được hóa đơn:  Được xem là vi phạm về lưu trữ hoặc xuất trình chứng từ kế toán, mức phạt thường từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng, đồng thời doanh nghiệp vẫn phải bổ sung hóa đơn hợp lệ khi được yêu cầu.

Ngoài các mức xử phạt hành chính, việc không xuất trình được hóa đơn trong quá trình vận chuyển còn có thể kéo theo các hệ quả thực tế:

• Hàng hóa bị tạm giữ để xác minh:  Cơ quan chức năng có quyền giữ hàng để kiểm tra nguồn gốc, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và giao nhận.

• Xử lý liên quan đến hàng hóa không rõ nguồn gốc:  Nếu không chứng minh được tính hợp pháp, doanh nghiệp có thể bị xử lý bổ sung theo các quy định liên quan đến hàng hóa lưu thông trên thị trường.

Nhìn chung, việc không cung cấp được hóa đơn vận chuyển không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ vận hành. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát việc lập, lưu trữ và xuất trình hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro không đáng có. 

Nhìn chung, việc tuân thủ quy định về hóa đơn vận chuyển hàng hóa là bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. Chủ động kiểm soát hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn nâng cao tính minh bạch và uy tín trong vận hành logistics.