Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mở tờ khai hải quan là bước bắt buộc để hàng hóa được kiểm tra và thông quan theo quy định. Dù hiện nay việc khai báo được thực hiện trên phần mềm hải quan điện tử, doanh nghiệp vẫn cần nắm vững nghiệp vụ vì chỉ một sai sót nhỏ về mã HS, trị giá, đơn giá hay thông tin vận chuyển cũng có thể làm chậm tiến độ và phát sinh chi phí. Trong bài viết này, PCS Logistics sẽ hướng dẫn quy trình mở tờ khai hải quan và chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi khai báo.
1. Quy trình mở tờ khai hải quan là gì?
Quy trình mở tờ khai hải quan là tập hợp các bước mà doanh nghiệp thực hiện để chuẩn bị, gửi và đăng ký tờ khai trên phần mềm khai báo điện tử của cơ quan hải quan. Sau khi đăng ký chính thức, tờ khai sẽ được đưa vào hệ thống quản lý để cơ quan hải quan áp dụng phân luồng, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế và xử lý thông quan.
Việc hiểu rõ từng bước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động:
-
giảm rủi ro sai sót dữ liệu
-
tránh phát sinh thời gian chờ xử lý
-
kiểm soát tốt hơn nghĩa vụ thuế và yêu cầu kiểm tra
Quy trình này được thực hiện cả với hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu, nhưng về chi tiết nội dung sẽ khác nhau tuỳ loại hình.
2. Tổng quan các bước trong quy trình mở tờ khai hải quan
Việc mở tờ khai hải quan hiện nay được triển khai thông qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, cho phép doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quá trình khai báo và đăng ký tờ khai trực tuyến.
Về cơ bản, quy trình mở tờ khai hải quan trên phần mềm thường gồm các bước sau:
-
Nhập và hoàn thiện thông tin tờ khai dựa trên hồ sơ và chứng từ thương mại
-
Gửi khai báo để hệ thống tiếp nhận và kiểm tra dữ liệu sơ bộ
-
Rà soát phản hồi từ hệ thống và chỉnh sửa thông tin khi cần
-
Đăng ký chính thức tờ khai trên phần mềm
-
Nhận kết quả phân luồng và thực hiện các bước xử lý tiếp theo
Từ khung quy trình chung này, doanh nghiệp sẽ thực hiện quy trình mở tờ khai hải quan xuất khẩu hoặc quy trình mở tờ khai hải quan nhập khẩu tùy theo loại hình hàng hóa.
3. Quy trình mở tờ khai hải quan xuất khẩu
Quy trình mở tờ khai xuất khẩu được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm khai báo hải quan điện tử. Vì vậy, việc xác định đúng chức năng ngay từ đầu sẽ giúp tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
Bước 1: Truy cập chức năng đăng ký tờ khai xuất khẩu EDA
Trên phần mềm khai báo hải quan, người khai lựa chọn chức năng Tờ khai hải quan → Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA). Sau khi chọn nghiệp vụ, màn hình khai báo tờ khai xuất khẩu sẽ được hiển thị để nhập dữ liệu.
Bước 2 Nhập dữ liệu tab Thông tin chung
Tại tab Thông tin chung, người khai lần lượt nhập các nhóm thông tin cơ bản của tờ khai xuất khẩu, bao gồm:
Những thông tin cơ bản của tờ khai xuất
Nhấn vào nút có dấu (…) để tìm và chọn mã loại hình cụ thể
Nhập thông tin đơn vị Xuất nhập khẩu:
Điền thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác
Nhập thông tin vận đơn:
Điền các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận chuyển, cảng địa điểm dỡ / xếp hàng.
Nhập thông tin Hợp đồng, Giấy phép:
Điền thông tin hợp đồng và giấy phép như giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng,....
Nhập thông tin Hóa đơn:
Điền thông tin về số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng.
Nhập thông tin Thuế, vận chuyển và ghi chú khác:
Điền thông tin vận chuyển:
Điền thông tin ghi chú khác
Bước 3 Nhập dữ liệu tab Danh sách hàng hóa
Sau khi hoàn tất thông tin chung, người khai chuyển sang tab Danh sách hàng hóa để nhập chi tiết từng mặt hàng xuất khẩu trên tờ khai. Có hai cách nhập dữ liệu:
-
Cách 1 Nhập trực tiếp danh sách hàng hóa: Người khai nhập thủ công từng dòng hàng với các chỉ tiêu như tên hàng, mã HS, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng và trị giá.
-
Cách 2 Nhập theo các chỉ tiêu đầy đủ của VNACCS: Người khai nhập dữ liệu theo đầy đủ các chỉ tiêu kỹ thuật do hệ thống VNACCS quy định, phù hợp với các lô hàng có yêu cầu khai báo chi tiết.
Người khai cần đảm bảo thông tin hàng hóa được nhập nhất quán với hồ sơ thương mại và chứng từ vận chuyển.
Bước 4: Nhập dữ liệu tab Thông tin Container (nếu hàng đi container)
Trong trường hợp lô hàng xuất khẩu vận chuyển bằng container, người khai tiếp tục nhập dữ liệu tại tab Thông tin Container. Nội dung khai báo bao gồm danh sách container sử dụng cho tờ khai xuất khẩu, phục vụ cho công tác quản lý và giám sát hàng hóa. Nếu lô hàng không đi container, tab này không cần khai báo.
Bước 5 Thực hiện khai báo tờ khai xuất khẩu (EDA)
Sau khi hoàn tất toàn bộ dữ liệu ở các tab, người khai tiến hành gửi khai báo tờ khai xuất khẩu theo nghiệp vụ EDA trên phần mềm. Dữ liệu tờ khai được gửi lên hệ thống để kiểm tra tính hợp lệ và phản hồi kết quả tiếp nhận. Hệ thống sẽ trả về các thông tin phản hồi để người khai rà soát lại dữ liệu đã gửi.
Bước 6 Khai báo sửa tờ khai khi cần thiết
Trong trường hợp hệ thống phản hồi có lỗi hoặc dữ liệu cần điều chỉnh, người khai thực hiện khai báo sửa tờ khai để chỉnh sửa thông tin chưa phù hợp. Sau khi điều chỉnh, người khai tiếp tục gửi lại khai báo EDA cho đến khi dữ liệu đáp ứng yêu cầu.
4. Quy trình mở tờ khai hải quan nhập khẩu
Toàn bộ quy trình khai báo nhập khẩu được thực hiện trên phần mềm hải quan điện tử. Vì vậy, việc lựa chọn đúng chức năng đăng ký ngay từ đầu sẽ giúp đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác trên hệ thống.
Bước 1: Truy cập chức năng đăng ký tờ khai nhập khẩu IDA
Trên phần mềm khai báo hải quan, người khai lựa chọn chức năng Tờ khai hải quan → Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA). Sau khi chọn nghiệp vụ, màn hình khai báo tờ khai nhập khẩu sẽ hiển thị để thực hiện nhập liệu.
Bước 2: Nhập dữ liệu tab Thông tin chung 1
Tại tab Thông tin chung 1, người khai nhập các nhóm thông tin cơ bản đầu tiên của tờ khai nhập khẩu, bao gồm:
-
Thông tin cơ bản của tờ khai
-
Thông tin đơn vị xuất nhập khẩu
-
Thông tin vận đơn
Khai báo loại hình nhập khẩu, địa điểm làm thủ tục và các chỉ tiêu chung theo yêu cầu hệ thống.
Bước 3 Nhập dữ liệu tab Danh sách hàng hóa
Sau khi hoàn tất Thông tin chung 1, người khai chuyển sang tab Danh sách hàng hóa để nhập chi tiết từng mặt hàng nhập khẩu trên tờ khai. Có hai cách nhập liệu:
-
Cách 1 - Nhập trực tiếp danh sách hàng hóa
Nhập thông tin hàng hóa trực tiếp trên danh sách hàng
-
Cách 2 - Nhập theo các chỉ tiêu đầy đủ của VNACCS
Nhập dữ liệu theo đầy đủ các chỉ tiêu kỹ thuật theo chuẩn VNACCS
Bước 4: Nhập dữ liệu tab Thông tin chung 2
Tại tab Thông tin chung 2, người khai tiếp tục hoàn thiện các thông tin liên quan đến hồ sơ thương mại, trị giá và thuế của lô hàng nhập khẩu, bao gồm:
Khai báo số hợp đồng, ngày hợp đồng
Khai báo thông tin hợp đồng theo yêu cầu của Hải quan
Thông tin hóa đơn thương mại
Thông tin khai trị giá
Nhập thông tin các mục mã phân loại khai trị giá. Phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có cùng các khoản điều chỉnh đi kèm
Khai báo phí vận chuyển, bảo hiểm và các khoản điều chỉnh
Nhập các chi phí liên quan để hoàn thiện trị giá hải quan.
Thông tin thuế và bảo lãnh
Khai báo các loại thuế phải nộp, thông tin bảo lãnh thuế nếu có.
Thông tin đính kèm
Khai báo các chứng từ, hồ sơ đính kèm phục vụ việc kiểm tra và đối chiếu.
Thông tin vận chuyển
Hoàn thiện các dữ liệu liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa.
Bước 5 Thực hiện khai báo tờ khai nhập khẩu IDA
Sau khi hoàn tất toàn bộ dữ liệu ở các tab, người khai tiến hành gửi khai trước thông tin tờ khai nhập khẩu (IDA) trên phần mềm. Dữ liệu được gửi lên hệ thống để kiểm tra tính hợp lệ và phản hồi kết quả tiếp nhận.
Bước 6 Đăng ký chính thức tờ khai nhập khẩu IDC
Khi dữ liệu đã được hệ thống chấp nhận và không còn lỗi cần chỉnh sửa, người khai thực hiện khai chính thức tờ khai nhập khẩu (IDC). Từ thời điểm này, tờ khai được ghi nhận chính thức và đưa vào hệ thống quản lý để phân luồng xử lý.
Bước 7: Lấy kết quả phân luồng và xử lý thông quan
Sau khi đăng ký chính thức, người khai thực hiện thao tác lấy kết quả phân luồng thông quan trên phần mềm. Căn cứ kết quả phân luồng, doanh nghiệp phối hợp thực hiện các yêu cầu tiếp theo như xuất trình hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc hoàn tất các bước thông quan.
Bước 8: In tờ khai và chứng từ liên quan
Khi cần thiết, người khai có thể in tờ khai và các chứng từ liên quan từ phần mềm để phục vụ việc lưu hồ sơ, đối chiếu hoặc làm việc với các bên liên quan.
Bước 9: Khai báo sửa tờ khai khi phát sinh sai sót
Trong trường hợp phát hiện sai lệch dữ liệu sau khi khai báo, người khai thực hiện khai báo sửa tờ khai theo đúng quy định. Việc sửa tờ khai cần được thực hiện kịp thời để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ của hồ sơ hải quan.
5. Lời kết
Quy trình mở tờ khai hải quan là mắt xích cốt lõi quyết định tốc độ thông quan và tính an toàn cho toàn bộ chuỗi cung ứng. Việc làm chủ các bước khai báo trên phần mềm điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, hạn chế rủi ro pháp lý mà còn xây dựng một hồ sơ tuân thủ bền vững trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Để tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa, PCS Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển quốc tế chuyên nghiệp qua đường hàng không (Air) và đường biển (Sea) với lộ trình linh hoạt và chi phí tối ưu. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900.545.428 hoặc email support@pcs-logistics.com để được tư vấn giải pháp vận chuyển toàn diện, giúp doanh nghiệp bứt phá trong giao thương quốc tế.
