Quy trình khai báo tờ khai hải quan điện tử doanh nghiệp cần biết

Thủ tục hải quan điện tử hiện là quy trình bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Dù mang lại lợi thế lớn về tốc độ và sự tiện lợi, phương thức này vẫn ẩn chứa những rủi ro phát sinh thời gian, chi phí nếu người khai gặp sai sót trong khâu điền dữ liệu hoặc chậm trễ thời hạn nộp. Bài viết này sẽ hệ thống lại toàn bộ thông tin cốt lõi về tờ khai hải quan điện tử, quy trình 5 bước chuẩn hóa và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thông quan hàng hóa thuận lợi. 

Tờ khai hải quan điện tử là gì?

Tờ khai hải quan điện tử (Electronic Customs Declaration) là hình thức khai báo hải quan được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống và phần mềm hải quan điện tử. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết tờ khai hải quan là gì để hiểu rõ hơn về vai trò và giá trị pháp lý của tờ khai trong hoạt động xuất nhập khẩu. 

Thay vì khai báo thủ công trên giấy, người khai hải quan sẽ sử dụng phần mềm để nhập đầy đủ thông tin về lô hàng, sau đó truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục thông quan.

Theo quy định hiện hành, phương thức khai báo này vận hành dựa trên hai hệ thống chính:

Hệ thống khai hải quan điện tử

Đây là hệ thống cho phép doanh nghiệp:

• Lập tờ khai điện tử

• Gửi dữ liệu khai báo

• Tiếp nhận kết quả phản hồi từ cơ quan hải quan

Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan

Là hệ thống do Tổng cục Hải quan quản lý, có chức năng:

• Tiếp nhận tờ khai

• Tự động xử lý dữ liệu

• Kết nối và trao đổi thông tin với các Bộ ngành liên quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

Tờ khai hải quan điện tử giúp tối ưu quá trình khai báo xuất nhập khẩu 

Ưu điểm và hạn chế của khai hải quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử giúp hoạt động xuất nhập khẩu trở nên linh hoạt và tối ưu hơn đáng kể. Tuy nhiên, phương thức này vẫn tồn tại một số hạn chế doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình vận hành.

Ưu điểm nổi bật của tờ khai hải quan điện tử

• Rút ngắn thời gian xử lý thủ tục: Toàn bộ quá trình truyền dữ liệu, tiếp nhận thông tin và phân luồng tờ khai được hệ thống xử lý tự động, giúp giảm đáng kể thời gian thực hiện thủ tục hải quan.

• Tối ưu nguồn lực vận hành: Doanh nghiệp có thể hạn chế chi phí đi lại, giảm thời gian xử lý hồ sơ và chủ động hơn trong quá trình khai báo xuất nhập khẩu.

• Linh hoạt trong quá trình khai báo: Chỉ cần có máy tính và kết nối Internet, doanh nghiệp đã có thể thực hiện khai báo ở bất kỳ đâu mà không cần trực tiếp đến cơ quan hải quan.

Hạn chế cần lưu ý

• Phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ: Quá trình khai báo có thể bị gián đoạn nếu xảy ra lỗi hệ thống, phần mềm hoặc sự cố kết nối dữ liệu.

• Khó điều chỉnh khi phát sinh sai sót: Trong một số trường hợp, việc sửa đổi thông tin đã khai có thể làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ hoặc ảnh hưởng đến tiến độ thông quan.

• Rủi ro liên quan đến dữ liệu khai báo: Nếu doanh nghiệp khai báo thiếu chính xác hoặc không kiểm soát tốt dữ liệu đầu vào, quá trình thông quan và đối soát hồ sơ có thể phát sinh thêm nhiều bước xử lý bổ sung.

Nội dung cơ bản trên tờ khai hải quan điện tử

Một tờ khai hải quan điện tử tiêu chuẩn thường bao gồm các nhóm thông tin sau:

• Thông tin chung về tờ khai

• Thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu

• Thông tin chi tiết về lô hàng

• Vận đơn và phương tiện vận chuyển

• Hóa đơn thương mại và trị giá hàng hóa

• Thuế và các khoản phải nộp

• Thông tin phản hồi từ hệ thống hải quan

• Danh sách chi tiết hàng hóa

Trong quá trình khai báo, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin được khai đầy đủ, chính xác và thống nhất với các chứng từ liên quan như vận đơn, hóa đơn thương mại hoặc chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Đối với một số trường hợp đặc biệt như hàng phục vụ an ninh quốc phòng, hàng khẩn cấp hoặc doanh nghiệp ưu tiên, cơ quan hải quan cho phép đăng ký tờ khai chưa hoàn chỉnh với nội dung được rút gọn hơn.

Bên cạnh quá trình khai báo điện tử, doanh nghiệp cũng cần theo dõi các thủ tục liên quan sau thông quan nhằm đảm bảo hồ sơ xuất nhập khẩu được hoàn tất đầy đủ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về thanh lý tờ khai hải quan là gì để hiểu rõ hơn về quy trình xử lý sau thông quan. 

Thông tin trên tờ khai hải quan điện tử cần được khai báo chính xác 

Thời hạn nộp tờ khai và hồ sơ hải quan liên quan

Theo Điều 25 Luật Hải quan 2014, thời hạn nộp tờ khai và hồ sơ hải quan được quy định theo từng loại hàng hóa cụ thể.

Đối với hàng hoá xuất khẩu

Doanh nghiệp phải nộp tờ khai sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm thông báo và chậm nhất:

• 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh

• 02 giờ đối với hàng gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh

Đối với hàng hoá nhập khẩu

Tờ khai được phép nộp:

• Trước ngày hàng đến cửa khẩu

• Hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu

Tờ khai hải quan có giá trị thực hiện thủ tục trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký.

Đối với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời điểm đăng ký và truyền dữ liệu tờ khai để tránh phát sinh chậm thông quan. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết tờ khai hải quan nhập khẩu để hiểu rõ hơn về quy trình khai báo đối với hàng nhập khẩu 

Quy trình 5 bước khai báo hải quan điện tử

Hiện nay, quy trình khai báo hải quan điện tử thường được thực hiện theo 5 bước cơ bản sau:

• Bước 1 - Khai thông tin xuất khẩu EDA: Người khai nhập các thông tin cần thiết trên hệ thống VNACCS trước khi đăng ký tờ khai chính thức.

• Bước 2 - Đăng ký tờ khai xuất khẩu EDC: Doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ thông tin và gửi dữ liệu đăng ký lên hệ thống. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần sửa đổi trước khi gửi chính thức.

• Bước 3 - Kiểm tra điều kiện đăng ký: Hệ thống tiến hành kiểm tra điều kiện để cho phép đăng ký tờ khai.

• Bước 4 - Phân luồng và thông quan hàng hóa: Tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng Xanh, Vàng hoặc Đỏ để thực hiện các bước kiểm tra tương ứng trước khi thông quan.

• Bước 5 - Sửa đổi và bổ sung thông tin: Doanh nghiệp thực hiện khai sửa đổi hoặc bổ sung nếu phát sinh sai sót trong quá trình xử lý tờ khai. Trong trường hợp phát sinh sai sót nghiêm trọng hoặc không tiếp tục thực hiện thủ tục thông quan, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục hủy tờ khai theo quy định. Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết hủy tờ khai hải quan để hiểu rõ hơn về các trường hợp và quy trình xử lý. 

Quy trình 5 bước khai báo hải quan điện tử doanh nghiệp cần biết 

Các trường hợp ngoại lệ được phép khai bằng tờ khai giấy 

Hiện nay, phần lớn hoạt động khai báo hải quan được thực hiện theo phương thức điện tử. Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng tờ khai giấy trong một số trường hợp ngoại lệ như:

• Hàng hóa của cư dân biên giới

• Hàng viện trợ nhân đạo

• Quà biếu, quà tặng

• Hàng phục vụ an ninh quốc phòng

• Phương tiện chứa hàng hóa quay vòng

• Hàng hóa mang theo người phục vụ công việc

• Trường hợp hệ thống điện tử gặp sự cố

• Một số loại hàng hóa đặc thù khác theo quy định của Bộ Tài chính

Lời kết

Tờ khai hải quan điện tử là mắt xích cốt lõi quyết định tốc độ và hiệu quả chi phí của mỗi lô hàng. Để giảm bớt gánh nặng thủ tục và bảo đảm tiến độ nghiêm ngặt cho hàng hóa xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một đối tác logistics chuyên nghiệp. 

Với thế mạnh chuyên sâu và kinh nghiệm lâu năm, PCS Logistics tự hào mang đến giải pháp vận chuyển tuyến Nhật Bản toàn diện, hỗ trợ xử lý thủ tục hải quan trọn gói, nhanh chóng và tối ưu chi phí. Liên hệ với PCS Logistics ngay hôm nay để dòng hàng kết nối hai quốc gia của bạn luôn được lưu thông thông suốt.