Truyền tờ khai hải quan là gì? Quy trình và lưu ý doanh nghiệp cần biết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, truyền tờ khai hải quan là bước quan trọng quyết định việc lô hàng có được tiếp nhận và xử lý thông quan đúng tiến độ hay không. Dù doanh nghiệp thực hiện xuất khẩu hay nhập khẩu, mọi thông tin khai báo đều cần được truyền chính xác lên hệ thống hải quan để cơ quan chức năng tiến hành phân luồng, kiểm tra và xác định nghĩa vụ thuế theo quy định. 

Truyền tờ khai hải quan là gì?

Truyền tờ khai hải quan là quá trình nộp các thông tin liên quan đến hàng hóa và các loại giấy tờ cần thiết cho cơ quan hải quan nhằm thực hiện các thủ tục hải quan khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa.

Tờ khai hải quan sẽ chứa các thông tin quan trọng như nguồn gốc, giá trị, số lượng và mô tả chi tiết về hàng hóa được vận chuyển. Thông qua những dữ liệu này, cơ quan hải quan có thể kiểm tra và xác định việc áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước như thu thuế, phí, kiểm tra chất lượng hàng hóa, an toàn và bảo vệ môi trường.

Tìm hiểu truyền tờ khai hải quan là gì và cách khai báo chính xác hơn

Tầm quan trọng của truyền tờ khai hải quan 

Truyền tờ khai hải quan đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với cả cơ quan quản lý nhà nước và các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Cụ thể, tầm quan trọng này được thể hiện qua các khía cạnh sau:

Đối với doanh nghiệp và quá trình thông quan

• Đảm bảo thông quan nhanh chóng, suôn sẻ: Tờ khai hải quan là tài liệu quan trọng nhất để cung cấp thông tin về hàng hóa cho cơ quan chức năng. Việc truyền tờ khai chính xác và đầy đủ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, tránh được những rắc rối và sự chậm trễ không đáng có đối với hàng hóa.

• Giảm thiểu rủi ro và tuân thủ pháp luật: Việc nắm rõ quy trình và thực hiện truyền tờ khai đúng thủ tục giúp các cá nhân và doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật, từ đó giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.

Đối với cơ quan Hải quan

• Cung cấp dữ liệu quản lý cốt lõi: Thông tin từ tờ khai cung cấp cho cơ quan hải quan những dữ liệu cần thiết nhất để tiến hành kiểm tra hàng hóa.

• Thực thi các biện pháp quản lý nhà nước: Dựa trên những thông tin được truyền đến, cơ quan hải quan có thể xác định và áp dụng chính xác các biện pháp quản lý như thu thuế, phí, cũng như thực hiện các khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra an toàn và bảo vệ môi trường

Đối với các lô hàng cần xử lý nhanh, đặc biệt là hàng hóa, chứng từ hoặc linh kiện gửi quốc tế theo hình thức chuyển phát nhanh, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo việc khai báo và truyền tờ khai được thực hiện đúng thời điểm để hạn chế phát sinh chậm trễ trong quá trình thông quan. Bạn đọc có thể tham khảo thêm dịch vụ Chuyên Tuyến Nhật Bản Cho Doanh Nghiệp để hiểu rõ hơn về quy trình xử lý các lô hàng cần thời gian vận chuyển gấp giữa Việt Nam và Nhật Bản. 

Thời điểm vàng để thực hiện truyền tờ khai hải quan

Thời điểm "vàng" (hay thời hạn luật định) để thực hiện truyền tờ khai hải quan phụ thuộc vào việc bạn đang làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu hay nhập khẩu. Cụ thể như sau:

• Đối với hàng hóa xuất khẩu: Thời điểm nộp tờ khai là sau khi bạn đã tập kết hàng hóa tại địa điểm đã thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Nếu hàng hóa được gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, thời hạn này được rút ngắn, chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.

• Đối với hàng hóa nhập khẩu: Bạn có thể truyền tờ khai trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.

Doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý rằng tờ khai hải quan sẽ chỉ có giá trị làm thủ tục trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký thành công. Vì vậy, việc lựa chọn đúng thời điểm thực hiện truyền tờ khai kết hợp với thông tin chính xác là rất quan trọng để hệ thống hải quan xử lý thông quan một cách suôn sẻ và nhanh chóng.

Thời điểm truyền tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu và nhập khẩu 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi truyền tờ khai hải quan?

Trước khi tiến hành truyền tờ khai hải quan, đặc biệt là đối với hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng qua các bước quan trọng sau đây để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, tránh những rắc rối pháp lý hay sự chậm trễ: 

Xác định mã số hàng hóa (HS code) và mã số thuế quan

Đây là bước đầu tiên mang tính quyết định.

• Mã số hàng hóa (HS code): Thường gồm 10 chữ số, được sử dụng để phân loại và mô tả hàng hóa chính xác theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam. Việc áp đúng mã HS giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý.

• Mã số thuế quan: Thường gồm 8 chữ số (trong đó 6 số đầu trùng với mã HS), mã này sẽ quyết định trực tiếp mức thuế suất mà doanh nghiệp phải nộp.

Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ giúp quá trình khai báo diễn ra nhanh chóng. Bộ hồ sơ này bao gồm:

• Hồ sơ cơ bản: Hợp đồng mua bán, Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), và giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng hoặc giấy phép nhập khẩu nếu hàng hóa yêu cầu.

• Tài liệu bổ sung: Tùy thuộc vào đặc thù mặt hàng, có thể cần thêm Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật, hoặc chứng nhận y tế.

Sau khi tập hợp đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ bằng cách đối chiếu sự thống nhất thông tin giữa các tài liệu, kiểm tra chữ ký, con dấu và ngày hiệu lực của giấy phép.

Lựa chọn phương thức khai báo

Doanh nghiệp có thể chọn truyền tờ khai bằng phương tiện giấy (nộp trực tiếp tại cửa khẩu hoặc qua bưu điện) hoặc qua hệ thống truyền tờ khai điện tử. Việc sử dụng hệ thống điện tử đang được ưu tiên để giúp tối ưu hóa quy trình, tiện lợi và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Quy trình chuẩn bị hồ sơ truyền tờ khai hải quan 

Chuẩn bị thông tin chi tiết và kiểm tra tính chính xác

Tờ khai hải quan yêu cầu tính chính xác cao độ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cốt lõi để điền vào tờ khai bao gồm:

• Thông tin của người nhập khẩu (tên, địa chỉ, mã số thuế).

• Chi tiết hàng hóa (số lượng, trọng lượng, giá trị, mã HS).

• Nơi xuất/nhập khẩu và loại hình tính thuế.

• Doanh nghiệp phải đối chiếu lại toàn bộ thông tin này với vận đơn, hóa đơn để loại bỏ mọi sai sót nhỏ nhất, tránh hậu quả đáng tiếc khi làm thủ tục.

Lời kết

Có thể thấy, truyền tờ khai hải quan không đơn thuần là bước gửi dữ liệu lên hệ thống điện tử mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong toàn bộ quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu. Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng yêu cầu tính chính xác và tốc độ xử lý cao, nhiều doanh nghiệp cũng ưu tiên kết hợp dịch vụ logistics đồng bộ nhằm hỗ trợ khai báo và vận chuyển quốc tế hiệu quả hơn. Bạn đọc có thể tham khảo thêm dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế của PCS Logistics để tìm hiểu thêm về các giải pháp vận chuyển, hỗ trợ thủ tục và xử lý hàng hóa quốc tế phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn về thủ tục hải quan, truyền tờ khai hoặc giải pháp vận chuyển quốc tế phù hợp, PCS Logistics sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ với đội ngũ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics vận chuyển.