Thời gian vận chuyển hàng hóa đường biển quốc tế theo từng khu vực chi tiết nhất

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thời gian vận chuyển đường biển quốc tế luôn là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Việc nắm rõ thời gian vận chuyển hàng hóa đường biển theo từng giai đoạn giúp chủ hàng chủ động kế hoạch sản xuất, tồn kho và dòng tiền. Bài viết dưới đây PCS Logistics sẽ phân tích cụ thể các bước trong quá trình vận chuyển đường biển và cung cấp thời gian tham khảo cho những tuyến vận chuyển quốc tế phổ biến.

1. Tổng quan hành trình vận chuyển đường biển

Thời gian vận chuyển hàng hóa đường biển trên thực tế là tổng thời gian cộng gộp của nhiều công đoạn trong chuỗi logistics. Quá trình này bao gồm thời gian làm thủ tục tại cảng đi, thời gian hải trình vận chuyển trên biển và thời gian thông quan tại cảng đến. 

Vì vậy, mặc dù thời gian tàu chạy trung bình chỉ khoảng 15 ngày, nhưng tổng thời gian để hàng hóa đến tay người nhận thường kéo dài trên 25 ngày, tùy thuộc vào lịch tàu, thủ tục hải quan và tình trạng cảng biển.

Hành trình vận chuyển đường biển có thể kéo dài từ 2 tuần đến một tháng

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn rằng thời gian vận chuyển chỉ đơn thuần là khoảng thời gian tàu chạy trên biển. Tuy nhiên thực tế một lô hàng đường biển phải trải qua rất nhiều công đoạn khác nhau từ kho người bán đến kho người mua.

Chính vì sự phức tạp này mà cùng một tuyến đường nhưng thời gian hoàn tất đơn hàng có thể chênh lệch nhau rất lớn. Sự khác biệt này phụ thuộc vào năng lực xử lý chứng từ và tình trạng tắc nghẽn tại cảng cũng như lịch trình của hãng tàu. Hiểu rõ bản chất tổng thể này là bước đầu tiên để lập kế hoạch giao nhận chính xác.

2. Các giai đoạn trong vận chuyển đường biển

Để ước lượng chính xác ngày nhận hàng cần chia nhỏ hành trình thành các giai đoạn cụ thể. Mỗi giai đoạn đều tiêu tốn một khoảng thời gian nhất định và tiềm ẩn những rủi ro gây chậm trễ riêng.

2.1. Giai đoạn chuẩn bị hàng và đặt chỗ tàu (1–3 ngày)

Đây là bước khởi đầu quan trọng quyết định tiến độ của toàn bộ lô hàng sau này. Chủ hàng cần hoàn tất việc sản xuất và đóng gói cũng như liên hệ với hãng tàu để lấy xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation).

Quá trình này kéo dài khoảng từ 1-3 ngày  bao gồm các công việc cụ thể sau.

• Kiểm tra hàng hóa và đóng gói đúng quy cách xuất khẩu để đảm bảo an toàn.

• Liên hệ với đơn vị vận chuyển để tìm chuyến tàu có lịch khởi hành phù hợp nhất.

• Nhận lệnh cấp container rỗng và chuẩn bị hồ sơ chứng từ ban đầu.

Thời gian của giai đoạn này phụ thuộc rất lớn vào lịch tàu chạy và tình trạng khan hiếm chỗ trong mùa cao điểm.

Cần đặt tàu sớm tránh trường hợp hết chỗ với những tuyến trọng yếu

2.2. Giai đoạn đưa hàng ra cảng và xếp hàng lên tàu (2–5 ngày)

Sau khi có Booking, hàng hóa cần được vận chuyển từ kho ra cảng để làm thủ tục hải quan và chờ xếp lên tàu. Giai đoạn này kéo dài từ 2 - 5 ngày, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa xe tải nội địa và các bộ phận tại cảng.

Quá trình này bao gồm việc vận chuyển container ra bãi CY, hoàn tất thủ tục thông quan xuất khẩu và cẩu hàng lên tàu theo sơ đồ xếp dỡ. Thời gian xử lý thực tế có thể bị kéo dài nếu phát sinh tình trạng tắc nghẽn cục bộ tại cảng hoặc sự cố gián đoạn từ hệ thống khai báo hải quan.

Giai đoạn đưa hàng ra cảng và lên tàu thường mất khoảng 2-5 ngày

2.3. Giai đoạn vận chuyển trên biển

Chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng thời gian toàn trình của vận tải đường biển là giai đoạn hành hải, bắt đầu từ lúc tàu rời cảng và di chuyển qua các vùng biển để hướng tới cảng đích hoặc cảng trung chuyển. Thời gian của giai đoạn này không cố định mà chịu sự chi phối của nhiều biến số, từ khoảng cách địa lý giữa hai đầu cảng, tốc độ khai thác kỹ thuật của tàu cho đến các điều kiện thời tiết thực tế trên biển.

Bên cạnh đó, số lượng trạm dừng (ports of call) trong lộ trình cũng là yếu tố cộng hưởng làm gia tăng đáng kể thời gian vận chuyển. Đáng lưu ý, đây là khoảng thời gian "vùng xám" khi hàng hóa hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của chủ hàng và phụ thuộc tuyệt đối vào năng lực vận hành của hãng tàu.

Giai đoạn vận chuyển trên biển là dài nhất trong cả hải trình

2.4. Giai đoạn trung chuyển (3–10 ngày)

Đối với các tuyến đi xa như Châu Âu hay Bắc Mỹ thì việc trung chuyển tại các Hub lớn là rất phổ biến. Giai đoạn này kéo dài từ 3-10 ngày tùy hải trình. Hàng hóa sẽ được dỡ xuống tại một cảng trung gian để chờ chuyển sang tàu mẹ. Ví dụ như trung chuyển Singapore hay Hong Kong

Hoạt động trung chuyển tiêu tốn đáng kể thời gian cho quy trình dỡ hàng từ tàu Feeder, phân loại và chờ xếp lên tàu mẹ để tiếp tục hành trình. Với các tuyến đường dài phức tạp, tần suất trung chuyển càng cao thì thời gian hàng hóa phải nằm chờ tại bãi càng lớn, trực tiếp làm kéo dài tổng thời gian vận chuyển toàn trình.

Hub Port là các trạm trung chuyển khi vận chuyển ở một số tuyến đặc biệt

2.5. Giai đoạn dỡ hàng và làm thủ tục tại cảng đến (3–7 ngày)

Khi tàu cập cảng đích thì hàng hóa cần được dỡ xuống và hoàn tất các thủ tục nhập khẩu để thông quan trong vòng 3 - 7 ngày. Tốc độ xử lý ở giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào quy trình của nước sở tại.

Quy trình giải phóng hàng bắt đầu khi container được dỡ xuống bãi, tiếp nối bằng các bước khai báo hải quan, đóng thuế và kiểm hóa thực tế. Tốc độ thông quan tại cảng đích nhanh hay chậm phụ thuộc rất lớn vào sự chuẩn bị bộ chứng từ chính xác và đầy đủ của doanh nghiệp ngay từ đầu.

2.6. Giai đoạn giao hàng về kho người nhận (1–3 ngày)

Đây là chặng cuối cùng để khép lại quy trình và hoàn tất thời gian vận chuyển hàng hóa đường biển. Sau khi thông quan xong, hàng hóa được xe tải hoặc xe container kéo về kho riêng của người mua.

Hoạt động giao hàng nội địa này kéo dài từ 1 - 3 ngày và bao gồm các thao tác:

• Điều xe đến cảng nhận hàng và kiểm tra tình trạng kẹp chì (Seal).

• Vận chuyển hàng về kho và tiến hành dỡ hàng xuống kho.

• Trả container rỗng về bãi chỉ định của hãng tàu để hoàn tất trách nhiệm.

Giai đoạn này thường diễn ra nhanh chóng nếu hệ thống giao thông đường bộ thuận lợi.

Hàng cập bến được vận chuyển về kho trong khoảng từ 3-7 ngày

3. Thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển theo từng khu vực

Việc nắm bắt khung thời gian trung bình cho từng tuyến đường giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập hàng chính xác. Dưới đây là ước tính thời gian hành hải (Transit Time) từ Việt Nam đi các khu vực trọng điểm.

3.1. Thời gian vận chuyển trong khu vực châu Á

Khu vực nội Á có khoảng cách địa lý gần nên thời gian vận chuyển thường rất nhanh và ít khi phải trung chuyển.

• Tuyến đi các nước Đông Nam Á như Thái Lan hay Singapore và Malaysia thường chỉ mất từ 2 đến 5 ngày.

• Tuyến đi các cảng chính tại Trung Quốc như Thượng Hải hay Thâm Quyến dao động từ 4 đến 7 ngày.

• Tuyến đi Nhật Bản và Hàn Quốc có thời gian vận chuyển trung bình khoảng 7 đến 10 ngày.

Đây là tuyến vận chuyển sôi động nhất với tần suất tàu dày đặc giúp hàng hóa lưu thông liên tục.

Tuyến vận chuyển giữa các nước châu Á thường dưới 10 ngày

3.2. Thời gian vận chuyển từ châu Á sang châu Âu

Tuyến đường đi Châu Âu là hành trình dài ngày và thường phải đi qua kênh đào Suez.

• Hàng hóa từ Việt Nam đi các cảng Bắc Âu như Rotterdam hay Hamburg mất khoảng 25 đến 35 ngày.

• Các cảng khu vực Địa Trung Hải có thể có thời gian ngắn hơn một chút khoảng 22 đến 30 ngày.

• Đa số các chuyến tàu đi Châu Âu đều phải trung chuyển tại Singapore hoặc Malaysia trước khi đi tiếp.

Thời gian vận chuyển hàng hóa đường biển sang Châu Âu chịu ảnh hưởng lớn bởi tình hình lưu thông tại kênh đào Suez.

Chuyển hàng từ châu Á sang châu Âu có thể kéo dài cả tháng

3.3. Thời gian vận chuyển từ châu Á sang Bắc Mỹ

Thời gian đi Mỹ có sự phân hóa rõ rệt giữa Bờ Tây và Bờ Đông do khác biệt về lộ trình.

• Tuyến đi Bờ Tây Mỹ (Los Angeles, Long Beach) khá nhanh với thời gian khoảng 18 đến 25 ngày đi trực tiếp.

• Tuyến đi Bờ Đông Mỹ (New York, Savannah) phải qua kênh đào Panama nên thời gian kéo dài từ 30 đến 40 ngày.

• Sự chênh lệch lớn về thời gian giữa hai bờ buộc chủ hàng phải cân nhắc kỹ khi chọn cảng đích.

3.4. Thời gian vận chuyển từ châu Á sang châu Úc

Tuyến vận chuyển đi Úc hiện nay khá ổn định với nhiều sự lựa chọn về hãng tàu dịch vụ trực tiếp (Direct service).

• Thời gian từ Việt Nam đi các cảng chính như Sydney hay Melbourne thường mất khoảng 18 đến 25 ngày.

• Các cảng xa hơn ở phía Tây Úc hoặc New Zealand có thể mất thêm vài ngày vận chuyển hoặc trung chuyển.

Lịch tàu đi Úc thường ít bị biến động lớn giúp doanh nghiệp dễ dàng cam kết thời gian với đối tác.

Từ Việt Nam đến châu Úc thường đi cảng chính như Sydney

3.5. Thời gian vận chuyển sang Trung Đông và châu Phi

Đây là các tuyến vận chuyển phức tạp và thường xuyên phải qua các cảng trung chuyển lớn tại UAE.

• Tuyến đi Trung Đông (Dubai, Jebel Ali) có thời gian vận chuyển trung bình từ 15 đến 22 ngày.

• Tuyến đi Châu Phi (Nam Phi, Tây Phi) mất nhiều thời gian hơn từ 30 đến 50 ngày tùy vị trí cụ thể.

Thời gian vận chuyển sang khu vực này phụ thuộc nhiều vào năng lực kết nối của hãng tàu tại cảng trung chuyển.

4. Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển đường biển

Sự chênh lệch về thời gian vận chuyển hàng hóa đường biển giữa các vùng địa lý không phải là ngẫu nhiên. Đây là kết quả của sự tác động tổng hợp từ nhiều yếu tố kỹ thuật và tự nhiên.

Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển đường biển:

• Khoảng cách địa lý: Đây là yếu tố bất biến, quãng đường càng xa thì thời gian tàu chạy càng lâu.

• Số điểm trung chuyển: Tuyến đi thẳng (Direct) luôn nhanh hơn tuyến phải ghé qua nhiều cảng (Transshipment) để sang mạn.

• Năng lực hãng tàu: Các hãng tàu lớn thường có tàu chạy tốc độ cao và ưu tiên cầu bến tốt hơn hãng nhỏ.

• Điều kiện cảng biển và thời tiết: Cảng hiện đại làm hàng nhanh giúp tàu rời bến sớm, ngược lại bão tố sẽ làm tàu phải giảm tốc độ.

Việc phân tích các yếu tố này giúp chủ hàng hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của việc nhanh hay chậm.

Vận chuyển hàng hóa đường biển tuy lâu hơn các phương thức khác nhưng có thể chuyển khối lượng hàng khổng lồ

5. Lưu ý khi ước tính thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Để tránh bị động trong kế hoạch kinh doanh thì việc ước tính thời gian cần có sự thận trọng và trừ hao hợp lý. Doanh nghiệp không nên đặt niềm tin tuyệt đối vào lịch trình dự kiến (ETA) trên giấy tờ.

Một số kinh nghiệm thực tế khi tính toán thời gian bao gồm:

• Luôn cộng thêm biên độ an toàn từ 3 đến 5 ngày vào tổng thời gian để dự phòng rủi ro.

• Không nên chỉ nhìn vào thời gian tàu chạy trên biển mà phải tính cả thời gian làm thủ tục hai đầu bến.

• Cần hỏi rõ đơn vị vận chuyển về lịch trình chi tiết từng giai đoạn ngay từ khi lấy báo giá.

Sự chủ động tính toán kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng.

Tóm lại, thời gian vận chuyển đường biển quốc tế không đơn thuần là thời gian tàu chạy trên biển mà là tổng hòa của nhiều giai đoạn trong toàn bộ chuỗi logistics, từ chuẩn bị hàng, xếp tàu, hành trình trên biển cho đến thông quan và giao hàng cuối cùng. Mỗi tuyến vận chuyển, mỗi khu vực địa lý và mỗi thời điểm đều có những đặc thù riêng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng thời gian hoàn tất lô hàng.

Việc hiểu rõ cấu trúc thời gian vận chuyển hàng hóa đường biển và các yếu tố tác động giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho và kiểm soát dòng tiền. Khi được tính toán hợp lý và có biên độ dự phòng phù hợp, vận chuyển đường biển vẫn là phương thức tối ưu cho các lô hàng quốc tế nhờ khả năng chuyên chở lớn và chi phí cạnh tranh.