Tờ khai hải quan có giá trị bao nhiêu ngày theo quy định mới?

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến lô hàng bị treo hồ sơ, bị yêu cầu khai lại tờ khai hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi xuất phát từ việc chưa hiểu đúng thời hạn giá trị của tờ khai hải quan. Bài viết này PCS Logistics sẽ giải thích chi tiết “tờ khai hải quan có giá trị bao nhiêu ngày”, phân tích đầy đủ giá trị pháp lý của tờ khai hải quan, trích dẫn quy định mới nhất đang áp dụng, đồng thời làm rõ các tình huống thực tế doanh nghiệp thường gặp để tránh rơi vào trạng thái tờ khai hết hiệu lực.

1. Tờ khai hải quan có giá trị bao nhiêu ngày theo luật hiện hành?

Theo Luật Hải quan 2014 số 54/2014/QH13 (đang được áp dụng hiện nay), thời hạn tờ khai hải quan được sử dụng để tiến hành thủ tục hải quan được quy định rõ như sau:

Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký thành công trên hệ thống hải quan.

Điều này có nghĩa là:

• Sau khi doanh nghiệp nộp và hệ thống hải quan chấp nhận đăng ký tờ khai, doanh nghiệp có 15 ngày liên tiếp để hoàn tất thủ tục hải quan cho lô hàng.

• Trong thời gian này, doanh nghiệp và cơ quan hải quan sẽ tiến hành xử lý hồ sơ, xác định phân luồng, kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và thông quan hàng hóa.

• Nếu quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà thủ tục thông quan chưa hoàn tất, tờ khai hết hiệu lực để làm thủ tục hải quan.

Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký thành công trên hệ thống hải quan.

2. Thời hạn nộp tờ khai hải quan trong xuất nhập khẩu là khi nào?

Khác với giá trị của tờ khai, thời hạn nộp tờ khai hải quan là mốc thời gian quy định pháp luật cho phép doanh nghiệp gửi tờ khai lên hệ thống hải quan. Đây là mốc thời gian bắt buộc tuân thủ trước khi đăng ký tờ khai.

2.1. Thời hạn nộp tờ khai đối với hàng hóa xuất khẩu

Doanh nghiệp khai tờ khai hải quan:

• Sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm quy định.

• Chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

• Trong trường hợp hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, thời hạn nộp tờ khai là chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

2.2. Thời hạn nộp tờ khai đối với hàng hóa nhập khẩu

Đối với hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp phải nộp tờ khai:

• Trước ngày hàng đến cửa khẩu, hoặc

• Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu nếu tờ khai chưa nộp trước.

3. Phân biệt giá trị của tờ khai hải quan và thời hạn nộp tờ khai

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhầm giữa thời hạn nộp tờ khai và giá trị của tờ khai hải quan, dẫn đến xử lý sai thời điểm khai báo hoặc bị động khi tờ khai hết hiệu lực. Hai mốc thời gian này phục vụ hai mục đích pháp lý khác nhau và không thay thế cho nhau.

3.1. Giá trị của tờ khai hải quan

• Là thời gian mà tờ khai đã được đăng ký được sử dụng để làm thủ tục hải quan.

• Giá trị này bắt đầu kể từ ngày đăng ký thành công trên hệ thống hải quan.

• Giá trị là 15 ngày, không kéo dài nếu chưa hoàn tất thủ tục.

• Áp dụng cho cả tờ khai xuất khẩu và nhập khẩu.

3.2. Thời hạn nộp tờ khai hải quan

• Là thời điểm doanh nghiệp được phép nộp tờ khai cho cơ quan hải quan.

• Được xác định theo quy định riêng cho hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu.

• Mốc này chỉ kiểm soát khi nào nộp tờ khai, không kiểm soát thời gian xử lý thủ tục hải quan.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập khẩu hàng ngày 01/03 và đăng ký tờ khai ngày 05/03.

• Việc đăng ký ngày 05/03 là đúng thời hạn nộp tờ khai

• Tuy nhiên, giá trị của tờ khai chỉ kéo dài đến hết ngày 19/03

Nếu đến sau ngày 19/03 mà lô hàng chưa hoàn tất thủ tục do chờ kiểm tra chuyên ngành hoặc bổ sung hồ sơ, tờ khai này không còn giá trị làm thủ tục, dù doanh nghiệp đã nộp tờ khai đúng hạn ban đầu.

Tóm lại, doanh nghiệp cần ghi nhớ:

• Thời hạn nộp tờ khai: kiểm soát khi nào được phép khai báo

• Giá trị của tờ khai: kiểm soát tờ khai được sử dụng bao lâu để làm thủ tục

• Hai mốc thời gian này song song tồn tại, không thay thế cho nhau

Việc hiểu rõ và tách bạch hai khái niệm giúp doanh nghiệp chủ động tiến độ thông quan, tránh rơi vào tình huống tờ khai hết hiệu lực mà chưa kịp xử lý lô hàng.

4. Điều gì xảy ra khi tờ khai hải quan hết giá trị?

Khi quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà thủ tục chưa hoàn tất, tờ khai hết giá trị làm thủ tục hải quan.

Nếu tờ khai hết giá trị mà thủ tục hải quan chưa hoàn tất:

• Doanh nghiệp phải làm việc với cơ quan hải quan để xử lý bước tiếp theo.

• Trong nhiều trường hợp, phải khai lại tờ khai mới cho lô hàng.

• Thời gian thông quan có thể kéo dài hơn dự kiến.

• Chi phí có thể phát sinh như lưu kho, lưu bãi, lưu container,… nếu hàng chưa được thông quan kịp.

Đặc biệt với các lô hàng nhập khẩu có kiểm tra chuyên ngành, việc không theo dõi sát thời hạn giá trị tờ khai rất dễ khiến doanh nghiệp rơi vào tình huống bị động.

Theo dõi thời hạn giá trị của tờ khai giúp chủ động xử lý hồ sơ và hạn chế các chi phí phát sinh.

5. Tờ khai hết giá trị có bị xử phạt hay không?

Việc tờ khai hết giá trị không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị xử phạt ngay.

Tuy nhiên, hậu quả gián tiếp có thể bao gồm:

• Phải khai lại tờ khai

• Phát sinh chi phí do chậm thông quan

• Ảnh hưởng đến lịch sử tuân thủ nếu lặp lại nhiều lần

Trong trường hợp phát sinh sai phạm kèm theo như khai sai thông tin, chậm nộp thuế hoặc vi phạm quy định quản lý, cơ quan hải quan sẽ xem xét xử lý theo từng tình huống cụ thể.

6. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh tờ khai hết hiệu lực?

Để tránh tình trạng tờ khai hải quan hết hiệu lực ngoài ý muốn, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát thời gian chặt chẽ ngay từ khi đăng ký tờ khai. Trong đó, việc theo dõi mốc 15 ngày là bước quan trọng đầu tiên.

6.1. Chủ động kiểm soát mốc 15 ngày

Ngay sau khi tờ khai được đăng ký trên hệ thống hải quan, doanh nghiệp cần xác định hai mốc thời gian cụ thể:

• Ngày đăng ký tờ khai

• Ngày kết thúc hiệu lực của tờ khai (sau 15 ngày)

Việc xác định rõ mốc này giúp doanh nghiệp biết chính xác còn bao nhiêu ngày để hoàn tất thủ tục, từ đó chủ động sắp xếp lịch kiểm tra hàng hóa, bổ sung hồ sơ hoặc theo dõi tiến độ kiểm tra chuyên ngành. Nếu không theo dõi sát, rất dễ rơi vào tình huống hồ sơ đang xử lý dở thì tờ khai đã hết hiệu lực.

6.2. Tính trước thời gian xử lý trước khi quyết định đăng ký tờ khai

Trước khi đăng ký tờ khai, doanh nghiệp cần đánh giá thực tế:

• Hàng đã về đến cửa khẩu hay chưa

• Lô hàng có phải kiểm tra chuyên ngành hay không

• Hồ sơ đã đầy đủ để thông quan hay còn phụ thuộc bên thứ ba

Trong nhiều trường hợp, việc đăng ký tờ khai quá sớm trong khi hàng chưa sẵn sàng hoặc hồ sơ chưa hoàn chỉnh sẽ làm thời gian hiệu lực bị tiêu hao, dẫn đến nguy cơ hết 15 ngày mà chưa thông quan xong.

6.3. Phối hợp sát với đơn vị logistics trong suốt thời gian hiệu lực tờ khai

Trong khoảng 15 ngày hiệu lực của tờ khai, doanh nghiệp cần phối hợp chặt với đơn vị logistics để:

• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ theo từng ngày

• Cập nhật kịp thời yêu cầu bổ sung từ cơ quan hải quan

• Nhận cảnh báo sớm khi thủ tục có nguy cơ kéo dài

Đơn vị logistics có kinh nghiệm thực tế sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các điểm có thể làm chậm hồ sơ, thay vì chờ đến khi tờ khai sắp hết hiệu lực mới xử lý.

6.4. Chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh trước khi đăng ký tờ khai

Một nguyên nhân phổ biến khiến tờ khai hết hiệu lực là hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu giúp:

• Giảm khả năng bị yêu cầu giải trình

• Rút ngắn thời gian kiểm tra hồ sơ

• Tăng khả năng hoàn tất thủ tục trong 15 ngày hiệu lực

Đặc biệt với hàng hóa có kiểm tra chuyên ngành, hồ sơ càng rõ ràng thì thời gian xử lý càng dễ kiểm soát.

Theo quy định của Luật Hải quan việt nam, tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký. Việc hiểu đúng thời hạn của tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp chủ động tiến độ thông quan, hạn chế rủi ro và tránh các chi phí phát sinh không cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu.

PCS Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế hỗ tợ doanh nghiệp xử lý các thủ tục hải quan, theo dõi hiệu lực tờ khai và tư vấn kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan. Doanh nghiệp có thể liên hệ 1900.545.428 để được tư vấn chi tiết theo từng lô hàng cụ thể.