Thông tin chi tiết về vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Dù chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ về khối lượng nhưng vận tải hàng không đang đóng góp hơn 35% giá trị thương mại toàn cầu. Vận chuyển đường hàng không trở thành lựa chọn hàng đầu cho các lô hàng giá trị cao nhờ ưu thế tốc độ tuyệt đối. Bài viết dưới đây PCS Logistics sẽ làm rõ quy trình vận hành và các thông tin chi tiết về vận chuyển hàng không giúp doanh nghiệp chủ động tối ưu hóa chi phí logistics hiệu quả.

1. Vận chuyển hàng không là gì?

Vận chuyển hàng hóa hóa đường hàng không là hình thức sử dụng máy bay để di chuyển hàng hóa giữa các địa điểm khác nhau. Hàng hóa có thể được chở bằng máy bay chuyên dụng (Freighter) hoặc trong khoang bụng máy bay hành khách. Phương thức này ra đời muộn hơn đường biển nhưng lại có tốc độ phát triển nhanh nhất.

Vai trò của vận chuyển hàng không trong logistics hiện đại là không thể thay thế, đóng vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Phương thức này có tốc độ vận chuyển vượt trội  giúp kết nối các thị trường xa xôi chỉ trong vòng vài giờ đến vài ngày. Đây là giải pháp tối ưu nhất cho các chuỗi cung ứng JIT (Just-in-time), hàng giá trị cao, cần giao gấp và hàng hóa dễ hư hỏng.

Về phạm vi hoạt động thì vận chuyển hàng không được chia làm hai nhóm chính.

• Vận chuyển nội địa: Di chuyển hàng hóa giữa các sân bay trong cùng lãnh thổ một quốc gia.

• Vận chuyển quốc tế: Đưa hàng hóa vượt qua biên giới và liên quan đến thủ tục hải quan phức tạp.

Sự phân chia này quyết định trực tiếp đến quy trình xử lý và các loại giấy tờ cần thiết. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi để chuẩn bị hồ sơ pháp lý phù hợp ngay từ đầu.

Vận chuyển hàng không là giải pháp tối ưu cho hàng hóa cần giao nhanh, đúng thời gian.

2. Đặc điểm của vận chuyển hàng không

Hiểu rõ đặc tính của phương thức này giúp chủ hàng đưa ra quyết định logistics chính xác. Vận chuyển hàng không sở hữu những ưu điểm vượt trội nhưng cũng tồn tại các rào cản nhất định.

Những đặc điểm nổi bật nhất bao gồm:

• Tốc độ nhanh nhất: Máy bay có vận tốc di chuyển trung bình khoảng 800 đến 1000 km/h.

• An toàn tuyệt đối: Tỷ lệ rủi ro và hư hỏng hàng hóa thấp hơn nhiều so với đường bộ hay đường biển.

• Chi phí cao: Cước phí tính trên mỗi kg hàng hóa đắt gấp nhiều lần các phương thức khác.

• Giới hạn kích thước: Kích thước cửa khoang và tải trọng máy bay giới hạn các kiện hàng quá khổ.

Những đặc điểm này định hình nên phân khúc khách hàng riêng biệt của ngành hàng không. Vận chuyển hàng không chủ yếu phục vụ cho các loại hàng hóa tinh gọn và có giá trị kinh tế cao.

Vận chuyển hàng không nổi bật với tốc độ nhanh, độ an toàn cao, chi phí lớn, phù hợp hàng giá trị và gấp.

3. So sánh vận chuyển hàng không với đường biển và đường bộ

Việc đặt vận chuyển hàng không lên bàn cân so sánh giúp thấy rõ vị thế đặc biệt của nó. Bảng dưới đây tóm tắt các khác biệt cơ bản giữa ba phương thức vận tải phổ biến.

Mỗi phương thức vận tải đều có vai trò riêng biệt trong hệ sinh thái logistics toàn cầu. Vận chuyển hàng không hy sinh yếu tố chi phí để đổi lấy tốc độ và sự an toàn tối đa. Doanh nghiệp cần phối hợp linh hoạt các phương thức này để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

4. Thời gian vận chuyển hàng không

Thời gian là yếu tố cạnh tranh cốt lõi khiến khách hàng chấp nhận trả mức phí cao cho đường hàng không. Tùy thuộc vào khoảng cách và loại hình dịch vụ mà thời gian toàn trình sẽ khác nhau.

• Vận chuyển nội địa: Hàng hóa thường được giao nhận chỉ trong vòng 12 đến 24 giờ.

• Vận chuyển quốc tế: Thời gian trung bình từ 1 đến 3 ngày đối với bay thẳng và 4 đến 7 ngày đối với bay chuyển tải.

Tuy nhiên, chủ hàng cần lưu ý rằng thời gian bay thực tế chỉ là một phần của quy trình. Tổng thời gian giao hàng sẽ chịu tác động trực tiếp bởi các yếu tố sau:

• Loại hình chuyến bay: Các chuyến bay thẳng (Direct) luôn đảm bảo tiến độ chính xác nhất. Ngược lại, bay chuyển tải (Transshipment) sẽ tốn thêm thời gian chờ nối chuyến và xếp dỡ tại sân bay trung gian, làm tăng nguy cơ chậm trễ.

• Quy trình xử lý tại nhà ga: Hàng hóa cần tuân thủ thời gian cắt máng nghiêm ngặt để soi chiếu an ninh, cân đo và dán nhãn tại đầu xuất. Tại đầu nhập, thời gian khai thác và tách hàng tại kho cũng chiếm một khoảng thời gian nhất định.

• Thủ tục thông quan: Đây là "nút thắt" thường gặp nhất. Nếu bộ chứng từ sai sót hoặc hàng hóa thuộc diện kiểm hóa, thời gian giải phóng hàng có thể kéo dài từ vài giờ đến vài ngày.

• Yếu tố khách quan: Các điều kiện thời tiết xấu (bão, sương mù) hoặc tình trạng tắc nghẽn hàng hóa (Backlog) trong mùa cao điểm có thể khiến lịch trình bay bị hủy hoặc hoãn đột xuất.

Việc tính toán kỹ lưỡng thời gian trừ hao cho các khâu xử lý tại hai đầu sân bay là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đưa ra cam kết giao hàng chính xác với đối tác.

Thời gian vận chuyển hàng không nhanh, thường chỉ từ vài giờ đến vài ngày.

5. Các loại hàng hóa được phép vận chuyển hàng không

Về cơ bản, hàng hóa được chấp nhận vận chuyển đường hàng không bao gồm các nhóm mặt hàng sau:

• Hàng hóa tổng hợp: Như hàng dệt may, hàng khô, hàng điện tử không pin, hàng mỹ phẩm, dược phẩm khô

• Hàng tươi sống và dễ hư hỏng: Bao gồm thủy hải sản tươi sống, rau củ quả, hoa tươi, thực phẩm đông lạnh và vắc-xin y tế. Nhóm hàng này yêu cầu khoang chứa có kiểm soát nhiệt độ nghiêm ngặt và thời gian vận chuyển (transit time) ngắn nhất có thể.

• Hàng giá trị cao: Bao gồm kim loại quý (vàng, bạc), đá quý, tác phẩm nghệ thuật, thiết bị công nghệ đắt tiền hoặc tiền mặt. Nhóm này được áp dụng quy trình an ninh đặc biệt, có camera giám sát và khu vực lưu kho riêng.

• Động vật sống: Bao gồm thú cưng (chó, mèo), động vật giống hoặc động vật phục vụ nghiên cứu. Việc vận chuyển phải tuân thủ tuyệt đối quy định IATA (LAR) về chuồng trại, thông khí và thức ăn để đảm bảo sức khỏe cho vật nuôi.

• Hàng nguy hiểm: Một số loại hàng hóa nguy hiểm có thể được vận chuyển nếu tuân thủ quy định đóng gói và dán nhãn nghiêm ngặt (như đá khô, một số loại hóa chất, pin lithium, nước hoa chứa cồn).

Chủ hàng cần phân loại hàng hóa ngay từ đầu để tránh tình trạng bị từ chối hoặc phát sinh phí phạt tại sân bay.

Tổng hợp các mặt hàng được phép vận chuyển hàng không

6. Quy trình vận chuyển hàng không

Quy trình gửi hàng air đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong từng khâu xử lý nghiệp vụ. Mọi sai sót nhỏ đều có thể dẫn đến việc bị từ chối vận chuyển hoặc chậm trễ chuyến bay. Dưới đây là 5 bước tiêu chuẩn mà một lô hàng phải trải qua.

6.1. Tiếp nhận thông tin và tư vấn lô hàng

Nhân viên logistics sẽ thu thập các thông tin chi tiết về đặc tính kỹ thuật của lô hàng. Người gửi cần cung cấp chính xác tên hàng và trọng lượng cũng như kích thước ba chiều. Dựa trên thông tin này thì đơn vị vận chuyển sẽ tư vấn tuyến bay phù hợp nhất. Các yêu cầu đặc biệt về thời gian giao hàng (Time Definite) cũng được thống nhất ở bước này.

Việc khai báo thông tin trung thực ngay từ đầu giúp tránh phát sinh rắc rối về sau. Đơn vị vận chuyển sẽ có căn cứ để lựa chọn loại máy bay và tính toán tải trọng phù hợp.

6.2. Đóng gói và kiểm tra an ninh

Hàng hóa phải được đóng gói theo đúng tiêu chuẩn nghiêm ngặt của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế. Các loại hàng đặc biệt như chất lỏng hay pin lithium cần quy cách đóng gói và dán nhãn riêng. Sau khi đóng gói xong thì hàng hóa sẽ được đưa qua máy soi chiếu an ninh tại sân bay. Bất kỳ vật phẩm nào vi phạm quy định an toàn bay đều sẽ bị giữ lại để kiểm tra.

Quy trình đóng gói chuẩn giúp bảo vệ hàng hóa khỏi các rung lắc trong quá trình bay và cất hạ cánh. Đây cũng là yếu tố đảm bảo lô hàng vượt qua cửa kiểm soát an ninh một cách thuận lợi và nhanh chóng.

6.3. Làm thủ tục hàng không và chứng từ

Đơn vị giao nhận sẽ tiến hành cân đo lại hàng hóa tại kho của nhà ga hàng hóa. Vận đơn hàng không sẽ được phát hành dựa trên số liệu thực tế này. Bộ chứng từ đi kèm thường bao gồm hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói cùng các giấy phép kiểm tra chuyên ngành. Nhân viên hiện trường sẽ nộp hồ sơ và thanh lý tờ khai hải quan xuất khẩu cho lô hàng.

Bộ chứng từ hoàn chỉnh là điều kiện bắt buộc để hàng hóa được phép xếp lên máy bay. Sự chính xác của vận đơn giúp người nhận hàng ở đầu bên kia làm thủ tục lấy hàng dễ dàng.

6.4. Xếp hàng, vận chuyển và theo dõi chuyến bay

Hàng hóa sau khi xong thủ tục sẽ được sắp xếp vào các mâm (Pallet) hoặc thùng chứa (ULD). Các kiện hàng này được đưa ra đường băng và nâng lên khoang chứa của máy bay theo sơ đồ tải trọng. Trong suốt quá trình bay thì trạng thái của lô hàng sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống. Người gửi và người nhận có thể tra cứu vị trí hàng hóa thông qua mã số vận đơn.

Việc theo dõi sát sao giúp các bên chủ động xử lý các tình huống phát sinh như delay chuyến bay. Thông tin cập nhật kịp thời giúp người nhận chuẩn bị sẵn sàng kế hoạch nhận hàng.

6.5. Giao hàng tại sân bay đến

Khi máy bay hạ cánh thì hàng hóa sẽ được dỡ xuống và đưa về kho hàng nhập khẩu. Người nhận hàng hoặc đại lý sẽ nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng hàng không. Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu và đóng lệ phí thì hàng sẽ được giải phóng. Hàng hóa có thể được giao trực tiếp tại sân bay hoặc chuyển tiếp về kho riêng của khách hàng.

Bước cuối cùng này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng để giải phóng hàng nhanh nhất có thể. Việc lấy hàng sớm giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phí lưu kho bãi đắt đỏ tại sân bay.

Giao hàng tại sân bay đến, hoàn tất thủ tục và bàn giao cho đơn vị nhận hàng.

7. Cách tính và những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

Cước phí vận chuyển hàng không được cấu thành từ nhiều yếu tố và có công thức tính toán tổng quát như sau:

Cước vận chuyển = Đơn giá cước x Khối lượng tính cước

Trong đó, Khối lượng tính cước được xác định theo nguyên tắc so sánh sau:

• Khối lượng tính cước = Số lớn hơn giữa Trọng lượng thực tế và Trọng lượng quy đổi

Công thức tính Trọng lượng quy đổi từ kích thước hàng hóa:

• Trọng lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / 6000

Lưu ý: Đơn vị kích thước là cm.

Trong đó:

• Trọng lượng thực tế: Là cân nặng thực của lô hàng bao gồm cả bao bì và pallet khi đặt lên bàn cân.

• Trọng lượng quy đổi: Là trọng lượng giả định được quy đổi từ thể tích kiện hàng để đảm bảo công bằng cho không gian khoang máy bay.

• Hằng số 6000: Là mẫu số quy ước chuẩn của IATA dùng để quy đổi. Đối với chuyển phát nhanh có thể là 5000 tùy hãng.

• Đơn giá cước: Số tiền phải trả cho mỗi kg hàng hóa (thường có các mức giá theo bậc: +45kg, +100kg, +300kg...).

Các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển hàng không:

• Loại hàng hóa: Hàng nguy hiểm, hàng tươi sống hay hàng giá trị cao sẽ có mức cước và phụ phí phục vụ cao hơn hàng thường.

• Tuyến đường và Hãng bay: Các chuyến bay thẳng thường đắt hơn bay chuyển tải và mỗi hãng hàng không có biểu giá cạnh tranh khác nhau.

• Phụ phí biến đổi: Bao gồm phụ phí nhiên liệu thay đổi theo giá dầu thế giới và phụ phí an ninh tại thời điểm xuất hàng.

• Mùa vụ vận chuyển: Vào mùa cao điểm như dịp lễ Tết thì giá cước thường tăng vọt do tình trạng khan hiếm tải.

Chi phí vận chuyển hàng không được tính dựa trên trọng lượng, thể tích và tuyến bay.

8. Quy định mới nhất trong vận chuyển hàng không

Ngành hàng không liên tục cập nhật các quy định mới để đảm bảo an toàn bay trong bối cảnh an ninh toàn cầu thắt chặt. Doanh nghiệp cần nắm bắt kịp thời các thay đổi này để tránh vi phạm pháp luật.

8.1. Quy định về hàng hóa được và không được vận chuyển

Chủ hàng cần lưu ý với các mặt hàng sau, hãng hàng không có thể từ chối vận chuyển:

• Từ chối: Các loại vũ khí và chất nổ hoặc hàng cấm theo luật pháp sẽ bị từ chối tuyệt đối

• Hạn chế: Các loại chất lỏng và thực phẩm có mùi cũng bị hạn chế, một số trường hợp được vận chuyển nhưng phải đáp ứng yêu cầu bao bì chuyên dụng.

• Nhóm hàng nguy hiểm: Như hóa chất hay pin lithium cần phải tuân thủ quy định đóng gói IATA DGR nghiêm ngặt. 

Việc tuân thủ danh mục hàng hóa giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hành khách và phi hành đoàn. Vì vậy, doanh nghiệp cần tham vấn kỹ đơn vị vận chuyển về danh mục này trước khi đóng hàng.

8.2. Quy định an ninh và kiểm tra soi chiếu

Tất cả hàng hóa xuất đi đều phải trải qua quy trình soi chiếu an ninh 100% tại nhà ga hàng hóa. Đối với các lô hàng từ người gửi không quen biết (Unknown Consignor) thì quy trình kiểm tra sẽ gắt gao hơn. Các biện pháp an ninh bổ sung như để lắng (Cooling) hoặc kiểm tra trực quan có thể được áp dụng. Bất kỳ nghi vấn nào về an ninh cũng sẽ khiến lô hàng bị ách lại để điều tra.

Quy định này nhằm ngăn chặn nguy cơ khủng bố hoặc vận chuyển các vật phẩm gây nguy hiểm cho chuyến bay. Sự hợp tác của chủ hàng trong việc khai báo trung thực là yếu tố then chốt để thông qua an ninh.

8.3. Quy định về chứng từ và khai báo

Hải quan các nước ngày càng yêu cầu chặt chẽ về dữ liệu khai báo điện tử trước khi hàng đến. Thông tin trên vận đơn phải khớp hoàn toàn với thực tế hàng hóa và các chứng từ thương mại khác. Một số thị trường như Mỹ hay EU yêu cầu khai báo an ninh (ENS/AMS) trước khi máy bay cất cánh. Việc sai lệch thông tin có thể dẫn đến việc bị phạt tiền hoặc trả hàng về nước.

Sự chính xác của bộ chứng từ quyết định tốc độ thông quan tại cửa khẩu sân bay quốc tế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ tỉ mỉ và kiểm tra kỹ lưỡng từng con số trước khi phát hành.

Các quy định hàng không được áp dụng nghiêm ngặt nhằm đảm bảo an toàn và tuân thủ quốc tế.

9. Khi nào nên chọn vận chuyển đường hàng không?

Quyết định chọn đường hàng không cần dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích và chi phí bỏ ra. Bạn nên ưu tiên phương thức này trong các tình huống cấp bách hoặc đặc thù sau đây.

• Hàng cần giao gấp: Các lô hàng mẫu, hàng cứu trợ, linh kiện thay thế cần có mặt ngay lập tức.

• Hàng giá trị cao: Đồ điện tử, trang sức, hàng thời trang cao cấp cần độ an toàn tuyệt đối.

• Hàng dễ hư hỏng: Thực phẩm tươi sống, hoa quả, vắc xin cần thời gian vận chuyển ngắn nhất.

• Hàng dự án nhỏ: Các kiện hàng quan trọng nhưng có kích thước và trọng lượng vừa phải.

Sự lựa chọn đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín và nắm bắt cơ hội kinh doanh kịp thời. Đừng ngần ngại đầu tư chi phí vận chuyển nếu đây là phương án mang lại giá trị gia tăng lớn hơn cho sản phẩm.

Nên chọn vận chuyển hàng không khi cần giao hàng nhanh, an toàn và đúng thời gian.

10. Lưu ý quan trọng khi gửi hàng bằng đường hàng không

Để chuyến hàng diễn ra suôn sẻ thì chủ hàng cần bỏ túi những kinh nghiệm thực tế sau. Sự chuẩn bị kỹ càng không bao giờ là thừa trong lĩnh vực vận tải quốc tế.

• Khai báo chính xác: Tuyệt đối không gian dối về tên hàng hay tính chất nguy hiểm của hàng hóa.

• Đóng gói chuẩn: Sử dụng thùng carton 5-7 lớp và chèn lót kỹ càng để chịu được áp lực.

• Dự trù chi phí: Tính toán kỹ trọng lượng quy đổi để không bị bất ngờ với mức cước phải trả.

• Theo dõi lịch trình: Nắm rõ giờ cắt hàng (Cut-off time) để đưa hàng ra sân bay đúng hạn.

Việc tuân thủ các lưu ý này giúp bạn làm chủ quy trình và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh. Một lô hàng được chuẩn bị tốt sẽ luôn đến tay người nhận đúng hẹn và an toàn.

11. Tại sao nên chọn dịch vụ vận chuyển hàng không tại PCS ?

Trong một thị trường logistics đầy cạnh tranh, PCS Logistics hiểu rằng thước đo chính xác nhất cho năng lực của một doanh nghiệp không phải là sự tín nhiệm thực tế từ khách hàng. Chúng tôi trân trọng từng cơ hội được phục vụ và luôn lấy sự hài lòng của đối tác làm động lực để hoàn thiện dịch vụ mỗi ngày.

11.1. Dịch vụ vận chuyển hàng không đa dạng

Chúng tôi nỗ lực mang đến các giải pháp vận chuyển đa dạng, được thiết kế để phù hợp với quy mô và nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp:

• Vận chuyển hàng không Nội địa: PCS Logistics tập trung khai thác các tuyến bay trọng điểm kết nối Hà Nội – Đà Nẵng – TP.HCM và các tỉnh thành trên toàn quốc. Tùy thuộc vào mức độ cấp thiết của hàng hóa, khách hàng có thể linh hoạt lựa chọn giữa dịch vụ Hỏa tốc, Chuyển phát nhanh hoặc Tiết kiệm để tối ưu ngân sách.

• Vận chuyển hàng không Quốc tế: Thông qua mạng lưới đại lý tin cậy, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp kết nối giao thương với các thị trường lớn như Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Trung Quốc và Châu Âu. Dù là hàng mẫu nhỏ lẻ hay các lô hàng dự án lớn, chúng tôi đều cố gắng tìm kiếm phương án bay thuận lợi nhất về cả thời gian và chi phí.

Sự linh hoạt này cho phép PCS Logistics thiết kế những giải pháp vận chuyển vừa vặn nhất, giúp dòng chảy hàng hóa của khách hàng luôn được thông suốt dù ở bất cứ đâu.

PCS Logistics mang đến giải pháp vận chuyển hàng không từ nội địa đến quốc tế

11.2. Năng lực của PCS Logistics

Chúng tôi tin rằng, uy tín được xây dựng từ sự tận tâm và tính chuyên nghiệp trong từng hành động nhỏ. Điều này đã giúp PCS Logistics vinh dự trở thành đối tác đồng hành của nhiều doanh nghiệp và tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam.

• Sự tín nhiệm từ những thương hiệu lớn: PCS Logistics vô cùng trân trọng và tự hào là đối tác vận chuyển của các doanh nghiệp như: VinFast, Tập đoàn Hòa Phát, May 10, Thiên Long, VietinBank hay hãng hàng không quốc gia Vietnam Airlines tin tưởng lựa chọn làm đối tác trong chuỗi cung ứng. Việc đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe về quy trình, an toàn và tiến độ của những thương hiệu này chính là minh chứng rõ ràng nhất cho năng lực vận hành của PCS Logistics.

• Đội ngũ nhân sự làm việc bằng sự tử tế: PCS Logistics không chỉ vận chuyển hàng hóa, mà còn gửi gắm trong đó tinh thần trách nhiệm. Mỗi nhân viên tại PCS Logistics đều được đào tạo để coi hàng hóa của khách như tài sản của chính mình, luôn tư vấn trung thực và hỗ trợ nhiệt tình để giải quyết mọi vướng mắc phát sinh.

• Cam kết về tải trọng và chi phí: Nhờ duy trì sản lượng ổn định và mối quan hệ tốt với các hãng bay, chúng tôi luôn nỗ lực đàm phán để giữ chỗ trong các mùa cao điểm và mang lại mức giá cước hợp lý nhất, minh bạch nhất cho khách hàng.

Lựa chọn PCS Logistics là bạn đang lựa chọn một đối tác đã được kiểm chứng năng lực bởi những doanh nghiệp hàng đầu. Chúng tôi cam kết sẽ mang sự chuyên nghiệp và tận tụy đó để phục vụ doanh nghiệp của bạn, cùng nhau kiến tạo những giá trị bền vững.