Cấu trúc mã HS trên tờ khai hải quan và chi tiết cách tra cứu

Trong hệ thống thủ tục hải quan Việt Nam, mã HS trên tờ khai hải quan là chỉ tiêu pháp lý trọng yếu, làm căn cứ xác định thuế, chính sách quản lý hàng hóa và quyền hưởng ưu đãi xuất xứ.  Bài viết này PCS Logistics đã tổng hợp quy định pháp luật hiện hành, quy trình mới áp dụng từ 01/02/2026, cùng các tình huống thực tế mà doanh nghiệp thường gặp khi khai báo mã HS trên tờ khai hải quan.

1. Mã HS trên tờ khai hải quan là gì?

Mã HS trên tờ khai hải quan là mã số phân loại hàng hóa được người khai hải quan khai báo khi làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, nhằm xác định bản chất pháp lý của hàng hóa và làm căn cứ để cơ quan hải quan áp dụng thuế, chính sách quản lý và kiểm tra chuyên ngành.

Về mặt pháp lý, mã HS là chỉ tiêu bắt buộc trên tờ khai hải quan. Theo quy định của Luật Hải quan số 54/2014/QH13, người khai hải quan có trách nhiệm khai đầy đủ, chính xác, trung thực các nội dung trên tờ khai, trong đó bao gồm mã số hàng hóa.

Danh mục mã HS mà doanh nghiệp sử dụng để khai báo được xây dựng theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, trên cơ sở Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS) của Tổ chức Hải quan Thế giới.

Vị trí mã HS trên tờ khai hải quan nhập khẩu

2. Cấu trúc mã HS code trên tờ khai hải quan

Mã HS code trên tờ khai hải quan được xây dựng theo cấu trúc phân tầng chặt chẽ, trong đó 6 số đầu mang tính quốc tế, còn 2 số cuối phản ánh chính sách quản lý riêng của Việt Nam. Việc hiểu đúng cấu trúc này là nền tảng để doanh nghiệp tra cứu chính xác, khai báo đúng và kiểm soát rủi ro khi làm thủ tục hải quan. 

2.1. Cấu trúc mã HS theo chuẩn quốc tế

Theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa của Tổ chức Hải quan Thế giới, mã HS quốc tế gồm 6 chữ số. Sáu chữ số này được hình thành theo cấu trúc phân tầng, trong đó 2 số đầu là Chương, 4 số đầu là Nhóm và 6 số là Phân nhóm – cấp độ phân loại được thống nhất toàn cầu. Cụ thể như sau

• 2 số đầu – Chương (Chapter): Phản ánh nhóm hàng hóa lớn, được phân loại theo tính chất, cấu tạo hoặc công dụng chung của hàng hóa. Ví dụ: Chương 87 là nhóm xe cơ giới và các bộ phận, phụ kiện của xe.

• 4 số đầu – Nhóm (Heading):  Phân loại chi tiết hơn trong từng chương, dựa trên loại hàng hóa cụ thể. Mỗi chương có nhiều nhóm khác nhau.

• 6 số đầu – Phân nhóm (Subheading): Là cấp độ phân loại được chuẩn hóa và thống nhất toàn cầu giữa các quốc gia áp dụng hệ thống HS.

HS Code quốc tế là hệ thống mã 6 chữ số do WCO ban hành

2.2. Cấu trúc mã HS trên tờ khai hải quan tại Việt Nam

Trên cơ sở hệ thống HS quốc tế, Việt Nam mở rộng mã HS để phục vụ yêu cầu quản lý trong nước. Do đó, mã HS trên tờ khai hải quan tại Việt Nam thường có 8 chữ số.

Cụ thể:

• 6 số đầu: Theo chuẩn HS quốc tế của Tổ chức Hải quan Thế giới

• 2 số cuối: Là mã phân nhóm quốc gia, do Việt Nam quy định trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam

Hai số cuối này được sử dụng để:

• Áp dụng mức thuế cụ thể theo Biểu thuế Việt Nam

• Xác định chính sách quản lý chuyên ngành

• Phục vụ thống kê và quản lý nhà nước

Trong một số trường hợp đặc biệt phục vụ thống kê hoặc quản lý riêng, mã HS có thể được mở rộng thêm (10 chữ số), tuy nhiên 8 chữ số là cấu trúc thường được sử dụng khi khai trên tờ khai hải quan.

ASEAN áp dụng hệ thống AHTN ASEAN Harmonised Tariff Nomenclature được sử dụng bởi 10 quốc gia ASEAN, trong đó có Việt Nam

2.3. Ý nghĩa của từng cấp độ trong cấu trúc mã HS

Cấu trúc phân tầng của mã HS cho phép cơ quan hải quan:

• Quản lý hàng hóa theo nhóm lớn đến chi tiết.

• Gắn chính sách quản lý và thuế suất phù hợp với từng cấp độ phân loại.

• Đảm bảo tính thống nhất trong phân loại, kiểm tra và kiểm tra sau thông quan.

Đối với doanh nghiệp, hiểu rõ cấu trúc mã HS giúp:

• Tra cứu mã HS có căn cứ, tránh suy đoán theo tên thương mại.

• Hiểu vì sao cùng một chương hàng hóa có nhiều mã HS khác nhau.

• Giảm rủi ro áp sai mã dẫn đến truy thu thuế hoặc vi phạm chính sách quản lý.

Mã HS của Nhật có 9 chữ số

3. Mã HS trên tờ khai hải quan dùng để làm gì?

Trên tờ khai hải quan, mã HS không đơn thuần là một mã phân loại kỹ thuật mà là căn cứ pháp lý trung tâm để cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước áp dụng thuế, chính sách quản lý và chế độ kiểm tra đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Theo Luật Hải quan năm 2014, người khai hải quan có trách nhiệm khai đúng, đủ và chính xác các chỉ tiêu trên tờ khai, trong đó mã số hàng hóa là nội dung bắt buộc. Từ mã HS do doanh nghiệp khai báo, toàn bộ cơ chế quản lý đối với lô hàng sẽ được xác lập.

3.1. Là căn cứ để xác định thuế và nghĩa vụ tài chính của lô hàng

Trong thực tế, cơ quan hải quan không áp thuế theo tên thương mại hay cách gọi thông thường, mà áp thuế theo mã HS trên tờ khai hải quan. Mỗi mã HS trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam được gắn với một mức thuế suất cụ thể trong các Biểu thuế.

Trên cơ sở mã HS, cơ quan hải quan xác định:

• Thuế nhập khẩu hoặc thuế xuất khẩu theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu

• Thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt và các sắc thuế liên quan (nếu có)

Vì vậy, chỉ cần thay đổi mã HS, nghĩa vụ thuế của cùng một lô hàng có thể thay đổi hoàn toàn, dù hàng hóa thực tế không đổi.

3.2. Quyết định chính sách quản lý và điều kiện nhập khẩu, xuất khẩu

Một vai trò quan trọng khác của mã HS trên tờ khai hải quan là làm căn cứ xác định chính sách quản lý chuyên ngành. Theo Luật Hải quan và các quy định hướng dẫn về thủ tục hải quan, chính sách quản lý hàng hóa được xây dựng và áp dụng theo mã HS, không theo tên hàng.

Khi xác định đúng mã HS, doanh nghiệp sẽ biết:

• Hàng hóa có thuộc diện phải xin giấy phép hay không

• Có phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hay không

• Có phải khai báo hóa chất hoặc đáp ứng điều kiện chuyên ngành khác hay không

Ngược lại, nếu xác định sai mã HS, doanh nghiệp có thể bỏ sót nghĩa vụ pháp lý, dẫn đến vi phạm chính sách quản lý chuyên ngành, bị xử phạt hoặc đình trệ thông quan. Đây là nội dung được hướng dẫn xuyên suốt trong Thông tư 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) và đến nay vẫn đang được áp dụng.

3.3. Là cơ sở để xem xét ưu đãi thuế quan theo chứng từ xuất xứ

Trong hoạt động nhập khẩu, mã HS trên tờ khai hải quan còn là căn cứ để cơ quan hải quan đối chiếu với mã HS trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).

Theo quy định hiện hành, khi mã HS trên tờ khai và mã HS trên C/O có sự khác biệt, cơ quan hải quan sẽ xem xét trên cơ sở:

• Mô tả hàng hóa

• Hàng hóa thực tế nhập khẩu

• Khả năng đáp ứng tiêu chí xuất xứ theo hiệp định thương mại

Trong trường hợp mã HS không phù hợp về bản chất hàng hóa, ưu đãi thuế quan có thể bị từ chối, dù doanh nghiệp đã nộp đầy đủ C/O. Do đó, mã HS trên tờ khai đóng vai trò quyết định trong việc hưởng hay không hưởng ưu đãi thuế.

3.4. Phục vụ công tác quản lý rủi ro và kiểm tra sau thông quan

Theo Luật Hải quan, mã HS là một trong những chỉ tiêu quan trọng để cơ quan hải quan:

• Đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp

• Phân luồng kiểm tra hồ sơ và hàng hóa

• Thực hiện kiểm tra sau thông quan và thanh tra hải quan

Doanh nghiệp khai sai mã HS có thể bị ấn định lại mã, truy thu thuế và xử phạt, đồng thời bị đưa vào nhóm rủi ro cao trong hệ thống quản lý hải quan. Trên thực tế, nhiều quyết định truy thu thuế sau thông quan xuất phát từ việc xác định lại mã HS.

3.5. Phục vụ thống kê ngoại thương và quản lý nhà nước

Theo Thông tư 31/2022/TT-BTC, Hệ thống HS được sử dụng để phân loại và thống kê hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, làm cơ sở cho công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực thương mại.

Thông qua mã HS, cơ quan quản lý có thể:

• Thống kê kim ngạch xuất nhập khẩu theo từng nhóm hàng

• Theo dõi cơ cấu hàng hóa ngoại thương

• Xây dựng và điều chỉnh chính sách thương mại phù hợp với thực tiễn

Đối với doanh nghiệp, mã HS giúp chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa, đồng bộ thông tin giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán và logistics.

4. Quy trình xác định trước mã HS theo quy định mới từ 01/02/2026

Từ ngày 01/02/2026, Cục Hải quan chính thức áp dụng quy trình xác định trước mã số đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo Quyết định số 117/QĐ-CHQ, thay thế quy trình trước đây ban hành theo Quyết định 1921/QĐ-TCHQ.

Theo quy định mới, việc xác định trước không chỉ dừng ở mã HS, mà được thực hiện đồng thời đối với:

• Tên hàng và mô tả hàng hóa

• Mã HS

• Đơn vị tính

• Mức thuế áp dụng

Quy trình được xây dựng trên nguyên tắc một mặt hàng chỉ có một mã HS duy nhất theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, sử dụng cơ sở dữ liệu phân loại thống nhất trong toàn ngành hải quan làm căn cứ áp dụng khi thông quan.

Việc triển khai quy trình này giúp hạn chế tình trạng cùng một loại hàng nhưng bị phân loại khác nhau giữa các địa phương, từ đó giảm tranh chấp, khiếu nại và rủi ro chênh lệch thuế cho doanh nghiệp. Đối với các mặt hàng mới, hàng có cấu tạo phức tạp hoặc từng phát sinh vướng mắc về mã HS, xác định trước mã HS được xem là cơ chế pháp lý hỗ trợ quan trọng trước khi khai báo chính thức.

Quy trình xác định trước mã số; kiểm tra tên, mô tả hàng hóa, mã HS, mức thuế, đơn vị tính trong thông quan theo Quyết định 117/QĐ-CHQ

5. Cách tra cứu mã HS code trên tờ khai hải quan

Việc tra cứu mã HS cần dựa trên nguồn dữ liệu chính thức để đảm bảo tính pháp lý và hạn chế sai sót khi khai báo. Một trong những nguồn thông tin quan trọng là Cổng thông tin điện tử của Hải quan Việt Nam.

5.1. Tra cứu mã HS code trên website của Hải quan Việt Nam

Cổng thông tin điện tử của Hải quan Việt Nam công bố đầy đủ Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và Biểu thuế xuất nhập khẩu, cho phép doanh nghiệp tra cứu mã HS theo từ khóa, Chương, Nhóm và Phân nhóm.

Cách tra cứu này giúp doanh nghiệp:

• Nhanh chóng định hướng mã HS có khả năng áp dụng

• Đối chiếu mô tả hàng hóa và mức thuế theo dữ liệu chính thống

• Tiết kiệm thời gian trong giai đoạn chuẩn bị hồ sơ

Tuy nhiên, kết quả tra cứu trên website chỉ mang tính tham khảo ban đầu. Doanh nghiệp vẫn cần đọc kỹ mô tả, ghi chú pháp lý tại Chương hoặc Phần trong Danh mục trước khi chốt mã HS để khai báo.

Tra cứu mã HS online trên cổng thông tin điện tử của Hài Quan Việt Nam

5.2. Tìm mã HS code dựa trên biểu thuế Xuất nhập khẩu 2026

Biểu thuế Xuất nhập khẩu được xây dựng trên nền tảng Hệ thống Hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS), trong đó hàng hóa được phân loại theo cấu trúc Chương, Nhóm và Phân nhóm. Khi tra cứu theo Biểu thuế, doanh nghiệp không tra cứu theo tên gọi thương mại, mà phân loại hàng hóa dựa trên bản chất thực tế, bao gồm công dụng, cấu tạo, mức độ chế biến và các đặc tính kỹ thuật.

Do đó, việc tra cứu mã HS theo Biểu thuế đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ sản phẩm và đối chiếu đúng các tiêu chí phân loại được quy định trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Quy trình tra cứu mã HS theo nguyên tắc 6 + 2

• Bước 1: Xác định 6 số đầu theo chuẩn HS quốc tế: Doanh nghiệp phân tích bản chất hàng hóa (công dụng chính, cấu tạo, mức độ chế biến, đặc tính kỹ thuật) để xác định đúng Chương, Nhóm và Phân nhóm trong Hệ thống HS. Sáu số đầu này dùng để định danh hàng hóa ở cấp độ quốc tế và thường tương đồng giữa các quốc gia.

• Bước 2: Xác định 2 số cuối theo Biểu thuế Xuất nhập khẩu Việt Nam: Từ mã HS 6 số đã xác định, doanh nghiệp tiếp tục đối chiếu với Biểu thuế Xuất nhập khẩu Việt Nam (2026) để lựa chọn 2 số cuối. Đây là phần mở rộng mang tính quốc gia, quyết định thuế suất và chính sách quản lý chuyên ngành áp dụng cho hàng hóa. Ở bước này, cần đọc kỹ các ghi chú tại đầu Chương hoặc Phần để tránh áp sai mã HS.

Xem mã HS code dựa vào biểu thuế xuất nhập khẩu 

Trong trường hợp không có mã HS từ người bán, doanh nghiệp cần tra cứu ngược từ đặc tính hàng hóa, dựa trên tài liệu kỹ thuật để xác định Chương phù hợp, sau đó thu hẹp dần đến mã HS chi tiết trong Biểu thuế.

Mặc dù mã HS 6 số được chuẩn hóa quốc tế, doanh nghiệp không nên sao chép nguyên mã HS do người bán cung cấp, bởi cách phân loại và phiên bản HS áp dụng tại Việt Nam có thể khác so với nước xuất khẩu. Việc tra cứu lại theo Biểu thuế Xuất nhập khẩu 2026 giúp đảm bảo mã HS khai báo phù hợp quy định Việt Nam, hạn chế rủi ro bị ấn định lại mã và truy thu thuế.

6. Những câu hỏi thường gặp về mã HS trên tờ khai hải quan

Thực tế cho thấy không ít trường hợp mã HS thể hiện trên C/O khác với mã HS doanh nghiệp khai báo trên tờ khai nhập khẩu. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại về khả năng bị từ chối C/O hoặc không được hưởng ưu đãi thuế.

6.1. Mã HS trên tờ khai hải quan nhập khẩu khác với mã HS trên C/O thì xử lý thế nào?

Pháp luật hải quan không mặc định từ chối C/O chỉ vì mã HS trên tờ khai nhập khẩu khác với mã HS thể hiện trên chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O). Việc chấp nhận, từ chối hoặc xác minh C/O sẽ được cơ quan hải quan xem xét dựa trên mô tả hàng hóa, hàng hóa thực tế nhập khẩu và khả năng đáp ứng tiêu chí xuất xứ, theo quy định tại điểm h khoản 6 Điều 15 Thông tư 38/2018/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 62/2019/TT-BTC.

Trong thực tiễn, có 3 trường hợp xử lý như sau:

• Trường hợp 1: Mã HS khác nhau nhưng mô tả hàng hóa phù hợp: Nếu mô tả hàng hóa trên C/O phù hợp với mô tả trên tờ khai hải quan và phù hợp với hàng hóa thực tế nhập khẩu, đồng thời cơ quan hải quan có cơ sở xác định hàng hóa theo mã HS khai trên tờ khai đáp ứng tiêu chí xuất xứ, thì C/O vẫn được chấp nhận.

• Trường hợp 2: Mã HS khác nhau và mô tả hàng hóa không phù hợp: Nếu mô tả hàng hóa trên C/O không phù hợp với mô tả trên tờ khai hoặc không phù hợp với hàng hóa thực tế nhập khẩu, cơ quan hải quan có cơ sở xác định hàng hóa nhập khẩu không phải là hàng hóa thể hiện trên C/O. Khi đó, C/O bị từ chối và việc từ chối được thông báo trên hệ thống hải quan điện tử theo quy định.

• Trường hợp 3: Mã HS khác nhau, mô tả phù hợp nhưng chưa đủ cơ sở xác định tiêu chí xuất xứ: Nếu mô tả hàng hóa trên C/O phù hợp với tờ khai và hàng hóa thực tế, nhưng cơ quan hải quan chưa đủ cơ sở để xác định hàng hóa theo mã HS khai báo đáp ứng tiêu chí xuất xứ, thì cơ quan hải quan sẽ thực hiện thủ tục xác minh C/O trước khi đưa ra kết luận cuối cùng.

Có 3 trường hợp khi mã HS trên tờ khai hải quan không khớp với chứng từ C/O

Khi phát sinh sự khác biệt mã HS giữa tờ khai hải quan nhập khẩu và C/O, doanh nghiệp cần:

• Khai báo mô tả hàng hóa chính xác và nhất quán giữa tờ khai và bộ chứng từ

• Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, tài liệu giải trình mã HS khi được yêu cầu

• Phối hợp với đơn vị logistics và cơ quan hải quan trong quá trình xác minh

6.2. Những quốc gia nào sử dụng HS code?

HS code được sử dụng bởi hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, làm nền tảng để phân loại hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hệ thống này do Tổ chức Hải quan Thế giới xây dựng và quản lý. Các quốc gia áp dụng HS code để xây dựng biểu thuế, quản lý hàng hóa và thống kê thương mại quốc tế

6.3. HS code và HTS code có giống nhau không?

HS code và HTS code có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

• HS code là mã phân loại hàng hóa chuẩn quốc tế, gồm 6 số đầu, được sử dụng thống nhất trên toàn cầu.

• HTS code là hệ thống mã mở rộng do từng quốc gia ban hành, dựa trên HS code để phục vụ quản lý thuế và chính sách riêng.

Ví dụ, tại Hoa Kỳ, mã HTS thường có 10 số, trong đó 6 số đầu là HS quốc tế, các số phía sau do Mỹ quy định.

6.4. HS code có giống nhau ở tất cả các quốc gia không?

HS code chỉ giống nhau ở 6 số đầu. Các số phía sau có thể khác nhau giữa các quốc gia, vì mỗi nước có cách mở rộng mã HS riêng để phù hợp với chính sách quản lý và thuế suất. Do đó, cùng một mặt hàng có thể có HS 6 số giống nhau, nhưng mã khai báo chi tiết tại mỗi quốc gia không hoàn toàn trùng nhau.

6.5. Vì sao mã HS của nước xuất khẩu và mã HS khai tại Việt Nam có thể khác nhau?

Đây là tình huống khá phổ biến trong thực tế và có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, như:

• Mỗi quốc gia có cách hiểu khác nhau về công dụng hoặc bản chất hàng hóa

• Đối tác nước ngoài áp mã HS chưa chính xác

• Các quốc gia áp dụng phiên bản HS khác nhau (HS 2017, HS 2022…)

• Việt Nam có Danh mục và Biểu thuế riêng, nên cách phân loại có thể khác với nước xuất khẩu

Vì vậy, mã HS do người bán cung cấp chỉ nên dùng để tham khảo, không nên sao chép nguyên khi khai báo tại Việt Nam.

6.6. Trước khi truyền tờ khai, cần kiểm tra chéo mã HS những nội dung gì?

Trước khi truyền tờ khai hải quan, doanh nghiệp nên kiểm tra lại mã HS ở một số điểm quan trọng:

• Mã HS trên tờ khai có tương thích với mã HS trên C/O hay không

• Mô tả hàng hóa trên tờ khai có thống nhất với invoice, packing list, catalogue và hàng thực tế

• Theo mã HS đã chọn, hàng hóa có thuộc diện xin giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hay không

Trên thực tế, việc xác định mã HS thường không tách rời khỏi quá trình chuẩn bị phương án vận chuyển gửi hàng đi quốc tế cho từng lô hàng cụ thể. Đặc biệt với các lô hàng xuất khẩu sang Nhật Bản và nhập khẩu IPX bằng đường hàng không, việc rà soát mã HS, chính sách quản lý và bộ chứng từ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí và tiến độ thông quan.

Với 15 năm kinh nghiệm triển khai chuyên tuyến Nhật, PCS Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu, tư vấn phương án vận chuyển phù hợp và hỗ trợ kiểm soát rủi ro phát sinh liên quan đến mã HS trong thực tế khai báo. Doanh nghiệp có thể liên hệ 1900 545 428 để được trao đổi cụ thể theo từng loại hàng và từng lô hàng thực tế.