Hướng dẫn chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, giao thương biên mậu đang trở thành động lực tăng trưởng mạnh mẽ cho nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, sự phức tạp về thủ tục hành chính và tính biến động của chính sách biên giới đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ để đảm bảo dòng chảy hàng hóa được thông suốt và hiệu quả. Bài viết dưới đây PCS Logistics sẽ cung cấp cho bạn quy trình chuẩn chi tiết, các rủi ro tiềm ẩn và những lưu ý pháp lý quan trọng khi xuất khẩu hàng hóa đường bộ.

1. Tổng quan về hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là hình thức đưa hàng hóa từ lãnh thổ Việt Nam sang các quốc gia lân cận thông qua cửa khẩu bằng phương tiện vận tải như xe tải, xe container. Đây là phương thức vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong kim ngạch thương mại giữa Việt Nam và các nước láng giềng, đặc biệt là thị trường Trung Quốc – đối tác thương mại lớn nhất của nước ta.

Mặc dù sở hữu nhiều lợi thế về chi phí và thời gian, thực tế hoạt động xuất khẩu đường bộ cũng đối mặt với không ít thách thức. Tình trạng ùn tắc cục bộ tại các cửa khẩu trọng điểm như Hữu Nghị, Tân Thanh (Lạng Sơn) hay Móng Cái (Quảng Ninh) vào mùa cao điểm thường xuyên xảy ra. Bên cạnh đó, sự thay đổi liên tục trong chính sách kiểm soát biên mậu và các yêu cầu ngày càng khắt khe về truy xuất nguồn gốc từ phía nước nhập khẩu đã khiến không ít lô hàng bị ách tắc, gây thiệt hại lớn về kinh tế cho doanh nghiệp. Do đó, việc am hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là điều kiện tiên quyết cho các doanh nghiệp đang có định hướng xuất khẩu hàng hóa đường bộ.

Tình hình xuất khẩu nông sản từ Việt Nam đi các nước láng giềng có nhiều cơ hội tăng trưởng nhưng cũng đi kèm rủi ro

2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ chi tiết

Để hỗ trợ doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị mới tham gia vào thị trường, dưới đây là lộ trình 6 bước chuẩn mực của một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ, được triển khai dưới góc độ thực chiến.

Bước 1. Chuẩn bị thông tin và xác định nhu cầu xuất khẩu

Đây là bước nền tảng quyết định sự thành bại của lô hàng. Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết trước khi hàng rời kho.

• Xác định chính xác loại hàng hóa và mã HS: Việc đầu tiên là phải xác định mã HS của sản phẩm. Mã số này sẽ quyết định thuế suất xuất khẩu và các chính sách quản lý chuyên ngành áp dụng cho lô hàng đó.

• Xác định thị trường và cửa khẩu xuất hàng: Cần lựa chọn cửa khẩu phù hợp với tuyến đường vận chuyển và yêu cầu của đối tác. Ví dụ, xuất hoa quả đi Quảng Tây thường qua cửa khẩu Hữu Nghị hoặc Tân Thanh, trong khi đi Lào thường qua cửa khẩu Cầu Treo hoặc Lao Bảo.

• Dự kiến thời gian giao hàng: Tính toán thời gian vận chuyển nội địa, thời gian làm thủ tục tại cửa khẩu và thời gian di chuyển sang kho ngoại quan nước bạn để đo lường tiến độ khả thi.

Doanh nghiệp cần xác định loại hàng và các chính sách liên quan trước khi xuất khẩu

Bước 2. Kiểm tra chính sách xuất khẩu của mặt hàng

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp phải chắc chắn rằng hàng hóa của mình được phép xuất khẩu hợp pháp.

• Kiểm tra danh mục cấm và hạn chế xuất khẩu: Tra cứu Nghị định 69/2018/NĐ-CP để xem hàng hóa có thuộc diện cấm xuất khẩu hay không. Nếu hàng thuộc diện xuất khẩu có điều kiện (như khoáng sản, gỗ), doanh nghiệp cần tiến hành xin giấy phép xuất khẩu từ bộ chủ quản.

• Xác định yêu cầu kiểm dịch và kiểm tra chuyên ngành: Đối với hàng nông lâm thủy sản, cần liên hệ với cơ quan kiểm dịch thực vật/động vật để đăng ký kiểm tra. Đối với hàng công nghiệp, cần kiểm tra xem nước nhập khẩu có yêu cầu chứng nhận hợp quy hay không. Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ.

Bước 3. Ký kết hợp đồng với bên mua

Hợp đồng ngoại thương là cơ sở pháp lý quan trọng nhất. Trong vận tải đường bộ, các điều khoản cần được quy định rõ ràng và thực tế.

• Thỏa thuận hợp đồng mua bán quốc tế: Hợp đồng cần ghi rõ tên hàng, quy cách phẩm chất, đơn giá, phương thức thanh toán và các chứng từ đi kèm.

• Lựa chọn điều kiện giao hàng Incoterms phù hợp: Đối với xuất khẩu đường bộ, các điều kiện thường dùng là EXW (Giao tại xưởng), FCA (Giao cho người chuyên chở), DAP (Giao tại nơi đến) hoặc DAF (Giao tại biên giới - điều kiện cũ nhưng vẫn được áp dụng linh hoạt). Cần xác định rõ điểm chuyển giao rủi ro là tại kho người bán, tại bãi kiểm hóa cửa khẩu Việt Nam hay tại bãi xe nước nhập khẩu.

• Phân định trách nhiệm vận chuyển và chi phí: Ai sẽ chịu trách nhiệm thuê xe tải/container? Ai trả phí bến bãi, phí nâng hạ tại cửa khẩu? Những chi tiết này cần được làm rõ để tránh tranh chấp khi phát sinh chi phí lưu xe.

Một số lưu ý trong hợp đồng với bên mua để tránh rủi ro trong quá trình xuất khẩu

Bước 4. Chuẩn bị hàng hóa và bộ chứng từ xuất khẩu

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng.

• Đóng gói và ghi nhãn hàng hóa: Hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn để chịu được rung lắc khi vận chuyển đường bộ. Nhãn mác phải thể hiện đầy đủ thông tin về tên hàng, xuất xứ, nhà sản xuất và các cảnh báo an toàn bằng tiếng Anh hoặc tiếng nước nhập khẩu.

• Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh: Bộ hồ sơ tiêu chuẩn bao gồm: Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Hợp đồng vận chuyển (Trucking Bill/Waybill).

• Xin cấp chứng nhận xuất xứ (C/O): Nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu, doanh nghiệp cần xin C/O (ví dụ Form E đi Trung Quốc, Form D đi ASEAN,...)

Bước 5. Khai báo hải quan xuất khẩu tại cửa khẩu đường bộ

Đây là bước tương tác trực tiếp với cơ quan quản lý nhà nước để hợp pháp hóa việc đưa hàng ra khỏi lãnh thổ.

• Thực hiện khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS): Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để truyền tờ khai lên hệ thống. Việc nhập liệu cần chính xác tuyệt đối các thông tin về mã loại hình, mã phương thức vận chuyển, mã địa điểm lưu kho...

• Nộp hồ sơ và phối hợp xử lý nghiệp vụ hải quan: Tùy vào kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ), doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước tiếp theo. Luồng Xanh được thông quan ngay; Luồng Vàng phải nộp hồ sơ giấy để kiểm tra; Luồng Đỏ phải xuất trình hàng hóa để kiểm hóa thực tế.

• Thanh lý tờ khai và nộp thuế (nếu có): Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp nộp thuế xuất khẩu (nếu mặt hàng chịu thuế) và tiến hành thanh lý tờ khai tại bộ phận giám sát hải quan cổng bãi.

Phân luồng hải quan là một trong những yếu tố quyết định lô hàng của bạn có đi nhanh được hay không

Bước 6. Thông quan hàng hóa và vận chuyển qua biên giới

Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là đưa hàng qua biên giới và bàn giao.

• Thực hiện thủ tục giám sát tại cổng cửa khẩu: Xe hàng di chuyển vào khu vực giám sát hải quan (Barie số 1). Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra niêm phong kẹp chì (seal) và đối chiếu với thông tin tờ khai.

• Vận chuyển hàng hóa qua biên giới và giao hàng: Xe hàng tiếp tục di chuyển sang bãi tập kết của nước nhập khẩu (Barie số 2) để thực hiện thủ tục nhập khẩu hoặc sang tải (transshipment) sang xe của đối tác nước bạn. Tại đây, quá trình bàn giao hàng hóa và rủi ro được hoàn tất.

Với các doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, việc tự thực hiện toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro về chứng từ và xử lý sự cố tại cửa khẩu. Trong trường hợp này, cân nhắc sử dụng dịch vụ của các đơn vị logistics sẽ giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng thời hạn.

Thông quan hàng hóa và vận chuyển sang biên giới nước bạn là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa

3. Tại sao cần tuân thủ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ?

Nhiều doanh nghiệp thường có tâm lý "làm đến đâu sửa đến đó" hoặc dựa vào các mối quan hệ "tiểu ngạch" rủi ro. Tuy nhiên, trong bối cảnh thương mại chính ngạch lên ngôi, việc tuân thủ quy trình chuẩn mang lại những giá trị bền vững:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật và tính chính danh: Thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh xa các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính, tịch thu hàng hóa hay thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự về buôn lậu. Hồ sơ "sạch" cũng giúp doanh nghiệp được hưởng luồng Xanh khi phân luồng hải quan, rút ngắn thời gian thông quan.

• Đảm bảo tiến độ giao hàng và uy tín thương hiệu: Việc tuân thủ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ giúp dòng chảy hàng hóa được dự báo chính xác. Hàng đến đúng hẹn, đúng chất lượng cam kết sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trong mắt đối tác quốc tế, tạo tiền đề cho các hợp đồng dài hạn.

• Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí xuất khẩu: Sai sót trong quy trình luôn đi kèm với chi phí. Đó là phí sửa tờ khai, phí lưu kho bãi, phí neo xe (detention), phí chạy điện (đối với container lạnh) và các khoản phạt hợp đồng. Tuân thủ quy trình ngay từ đầu giúp loại bỏ hoàn toàn các "chi phí ngu" này.

• Giảm thiểu rủi ro vận hành tại biên giới: Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phương án dự phòng, chủ hàng có thể chủ động xử lý các tình huống phát sinh như hải quan yêu cầu tham vấn giá hay kiểm hóa thực tế, thay vì bị động và phụ thuộc vào các dịch vụ cò mồi.

Tuân thủ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ giúp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất khẩu

4. Những lý do khiến hàng hóa không xuất khẩu được bằng đường bộ

Phần lớn các sự cố ách tắc hay bị trả về tại cửa khẩu không xuất phát từ yếu tố khách quan mà do sự chủ quan trong khâu chuẩn bị của doanh nghiệp. Dưới đây là những nguyên nhân cốt lõi khiến hàng hóa thất bại trong việc thông quan:

• Không kiểm tra kỹ chính sách xuất khẩu của mặt hàng trước khi giao dịch: Nhiều doanh nghiệp ký kết hợp đồng xong mới phát hiện hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất khẩu. Thiếu bước rà soát mã HS và chính sách quản lý chuyên ngành ngay từ đầu khiến toàn bộ kế hoạch kinh doanh bị đổ bể.

• Hàng hóa thuộc diện hạn chế xuất khẩu nhưng không có giấy phép: Một số mặt hàng như khoáng sản, gỗ quý hoặc tiền chất thuốc nổ đòi hỏi phải có giấy phép xuất khẩu từ Bộ, Ngành liên quan. Doanh nghiệp không xuất trình được giấy phép này tại thời điểm làm thủ tục hải quan sẽ dẫn đến việc hàng bị giữ lại và doanh nghiệp bị xử phạt nặng.

• Thiếu hoặc sai lệch thông tin trên chứng từ xuất khẩu: Sự không đồng nhất giữa thông tin trên Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu đóng gói và Tờ khai hải quan là lỗi phổ biến nhất. Chỉ một sai sót nhỏ về trọng lượng tịnh hay tên hàng cũng đủ để cơ quan hải quan từ chối thông quan.

• Không đáp ứng yêu cầu kiểm dịch và kiểm tra chuyên ngành: Đối với nông sản và thực phẩm, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật là tấm vé thông hành bắt buộc. Nếu hàng hóa không đạt tiêu chuẩn về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật hoặc nhiễm vi sinh vật, lô hàng sẽ bị buộc tái xuất hoặc tiêu hủy ngay tại biên giới.

• Không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của nước nhập khẩu: Mỗi thị trường đều có những hàng rào kỹ thuật riêng, ví dụ như Lệnh 248/249 của Trung Quốc về quản lý an toàn thực phẩm. Hàng hóa không có mã số vùng trồng hoặc bao bì không đúng quy cách sẽ không thể nhập khẩu vào nước bạn.

• Bị ảnh hưởng bởi tình trạng ùn tắc và thay đổi chính sách đột ngột: Việc không cập nhật tình hình thực tế tại cửa khẩu dẫn đến việc xe hàng bị kẹt lại hàng tuần liền, gây hư hỏng hàng hóa  và phát sinh chi phí lưu xe khổng lồ.

Những vấn đề này cho thấy việc hiểu và tuân thủ đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là yếu tố then chốt để hạn chế rủi ro và bảo vệ lợi nhuận của doanh nghiệp.

Hàng hóa không xuất khẩu được do không hiểu quy trình khiến doanh nghiệp chịu nhiều tổn thất

5. Các quy định pháp luật cần lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Hành lang pháp lý cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ khá rộng và thường xuyên được cập nhật. Để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra hợp pháp, thông suốt và hạn chế rủi ro phát sinh, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật cốt lõi liên quan đến hoạt động này.

• Hệ thống văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất khẩu: Việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và các cam kết quốc tế mà Việt Nam tham gia, bao gồm Luật Thương mại 2005, Luật Hải quan 2014 và các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP, ACFTA.

• Quy định về hàng hóa cấm và hạn chế xuất khẩu: Doanh nghiệp cần kiểm tra hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc hạn chế xuất khẩu theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP hay không. Trường hợp hàng hóa thuộc diện quản lý đặc thù, doanh nghiệp phải xin giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền như Bộ Công Thương hoặc Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn.

• Nghĩa vụ thuế và phí hải quan: Các khoản thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng và phí hải quan liên quan cần được xác định và kê khai chính xác nhằm tránh vi phạm pháp luật về thuế và nguy cơ bị truy thu sau thông quan.

• Yêu cầu của quốc gia nhập khẩu: Ngoài quy định trong nước, doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, chứng nhận chất lượng và quy định môi trường của thị trường nhập khẩu. Ví dụ, thị trường Trung Quốc yêu cầu đăng ký doanh nghiệp theo Lệnh 248, trong khi các nước EU thường yêu cầu chứng nhận CE hoặc ISO đối với một số mặt hàng công nghiệp.

Tóm lại, việc chủ động nắm rõ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật trong nước và quốc tế không chỉ giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ đúng quy định, mà còn hạn chế rủi ro bị xử phạt, trả hàng và bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường quốc tế.

Doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị logistics để được hướng dẫn rõ hơn về quy định khi xuất khẩu

6. Rủi ro khi xuất khẩu hàng hóa sai quy trình

Sự chủ quan trong việc thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của doanh nghiệp.

• Bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ xuất khẩu: Các lỗi vi phạm về khai báo hải quan, gian lận xuất xứ hay xuất khẩu hàng không đúng giấy phép đều bị xử phạt hành chính rất nặng. Trong trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động xuất khẩu có thời hạn hoặc vĩnh viễn.

• Bị giữ hàng, buộc tái xuất hoặc tiêu hủy: Hàng hóa không đạt tiêu chuẩn kiểm dịch hoặc vi phạm quy định an toàn thực phẩm của nước nhập khẩu sẽ bị từ chối thông quan. Trường hợp phải tái xuất hàng về Việt Nam hoặc tiêu hủy tại chỗ gây thiệt hại kép: mất hàng và tốn thêm chi phí xử lý.

• Phát sinh chi phí lớn do lưu kho, lưu bãi: Một lô hàng bị ách tắc tại cửa khẩu do sai sót chứng từ có thể phát sinh chi phí lưu xe, lưu bãi lên tới hàng triệu đồng mỗi ngày. Với các lô hàng giá trị thấp như nông sản, chi phí này có thể khiến doanh nghiệp bị thâm hụt lợi nhuận.

• Mất uy tín với đối tác quốc tế: Khi chậm giao hàng hoặc giao hàng không đúng cam kết pháp lý sẽ làm mất lòng tin của đối tác. Trong thương mại quốc tế, uy tín là tài sản lớn nhất, một lần thất tín có thể khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội hợp tác mãi mãi.

Có thể thấy, xuất khẩu hàng hóa sai quy trình không chỉ gây thiệt hại về chi phí mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý và làm suy giảm nghiêm trọng uy tín doanh nghiệp trên thị trường quốc tế. Tuân thủ đúng quy trình ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích, duy trì hoạt động xuất khẩu ổn định và phát triển bền vững.

Xuất khẩu sai quy trình có thể dẫn đến nhiều rủi ro về pháp lý và thiệt hại về tài chính

7. Lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Để hoạt động xuất khẩu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp nên ghi nhớ những kinh nghiệm thực chiến sau đây:

• Kiểm tra chính sách xuất khẩu của mặt hàng trước khi ký hợp đồng: Luôn đặt câu hỏi "Hàng này có được xuất không?" và "Cần giấy phép gì?" trước khi chốt đơn hàng. Đừng để ký hợp đồng xong mới đi tìm hiểu thủ tục.

• Chuẩn bị chứng từ đầy đủ và thống nhất thông tin: Cần rà soát và đối chiếu bộ chứng từ trùng khớp. Đảm bảo mọi thông tin trên Invoice, Packing List, C/O và Tờ khai phải khớp nhau từng chi tiết nhỏ nhất.

• Chủ động theo dõi tình trạng cửa khẩu và thời gian thông quan: Cập nhật thông tin hàng ngày về tình hình ùn tắc tại các cửa khẩu biên giới để điều phối lịch xe chạy hợp lý. Tránh đưa hàng lên cửa khẩu vào những thời điểm đang quá tải nếu không muốn xe phải nằm chờ dài ngày.

• Đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn của nước nhập khẩu: Chất lượng hàng hóa là yếu tố cốt lõi. Hãy đầu tư cho quy trình sản xuất, đóng gói và bảo quản để sản phẩm luôn đáp ứng được các hàng rào kỹ thuật khắt khe nhất của thị trường đích.

• Cân nhắc sử dụng dịch vụ logistics chuyên nghiệp khi chưa có kinh nghiệm: Nếu doanh nghiệp chưa tự tin về năng lực nghiệp vụ, việc thuê ngoài một đơn vị Forwarder uy tín là giải pháp an toàn và kinh tế. Các đơn vị này không chỉ am hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ mà còn có khả năng xử lý các tình huống phát sinh tại cửa khẩu một cách linh hoạt và hiệu quả nhất.

Làm chủ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ chính là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp Việt Nam vươn mình ra biển lớn, khẳng định vị thế trên bản đồ thương mại khu vực.

Trong bối cảnh giao thương không ngừng biến động, sự am hiểu tường tận về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ chính là tấm khiên vững chắc nhất bảo vệ doanh nghiệp trước mọi rủi ro pháp lý và ách tắc tại cửa khẩu. Đừng để những sai sót nhỏ trong thủ tục cản trở đà vươn ra biển lớn của bạn. Hãy trang bị kiến thức vững vàng hoặc tìm kiếm những người bạn đồng hành tin cậy để đảm bảo dòng chảy hàng hóa luôn được vận hành thông suốt, an toàn và đúng hẹn.