Khai tờ khai hải quan nhập khẩu là bước bắt buộc trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Trong thực tế, nhiều lô hàng bị chậm xử lý hoặc phải bổ sung hồ sơ do người khai chưa nắm rõ cách khai tờ khai hải quan nhập khẩu theo đúng trình tự và logic quản lý của cơ quan hải quan. Bài viết này của PCS Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết cách khai tờ khai hải quan nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành, bám sát mẫu và quy trình thực tế đang áp dụng.

1. Tờ khai hải quan nhập khẩu là gì?

Tờ khai hải quan nhập khẩu là văn bản do người khai hải quan lập và gửi cho cơ quan hải quan, trong đó thể hiện toàn bộ thông tin liên quan đến lô hàng nhập khẩu nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước về hải quan.

Theo quy định của Luật Hải quan, tờ khai hải quan nhập khẩu là điểm khởi đầu của thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu. Trên cơ sở tờ khai, cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ, đưa lô hàng vào hệ thống quản lý, thực hiện phân luồng và xử lý theo quy định.

Hiện nay, tờ khai hàng hóa nhập khẩu được khai theo mẫu HQ/2015/NK, ban hành kèm Thông tư 38/2015/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC. Doanh nghiệp thực hiện khai báo chủ yếu trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. ( nguồn: Thư viện phát luật Việt Nam )

Có thể hiểu một cách đơn giản, tờ khai hải quan nhập khẩu là bản thông tin chính thức mà doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan hải quan để:

  • Tiếp nhận hồ sơ nhập khẩu

  • Xem xét chính sách quản lý áp dụng đối với hàng hóa

  • Quyết định hình thức kiểm tra và xử lý lô hàng

Kể từ thời điểm tờ khai được đăng ký trên hệ thống hải quan, lô hàng chính thức nằm trong phạm vi quản lý của cơ quan hải quan.

Tờ khai hải quan nhập khẩu là căn cứ để cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ, phân luồng và xử lý thông quan lô hàng.

Tờ khai hải quan nhập khẩu là căn cứ để cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ, phân luồng và xử lý thông quan lô hàng.

2. Bản chất pháp lý của tờ khai hải quan nhập khẩu

Về bản chất, tờ khai hải quan nhập khẩu là lời khai chính thức của người khai hải quan trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người khai chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của toàn bộ thông tin đã khai báo.

Sau khi tờ khai được đăng ký, các thông tin trên tờ khai trở thành căn cứ để cơ quan hải quan:

  • Thực hiện phân luồng kiểm tra.

  • Áp dụng chính sách quản lý hàng hóa.

  • Xác định nghĩa vụ thuế.

  • Theo dõi và kiểm soát quá trình xử lý lô hàng.

Mọi sai lệch giữa nội dung khai báo trên tờ khai và hồ sơ, chứng từ thực tế đều có thể phát sinh yêu cầu giải trình, điều chỉnh hoặc xử lý theo quy định pháp luật về hải quan

3. Vai trò của tờ khai hải quan nhập khẩu trong thủ tục nhập khẩu

Trong toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa, tờ khai hải quan nhập khẩu giữ vai trò trung tâm trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Cụ thể, tờ khai hải quan nhập khẩu:

  • Là căn cứ để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

  • Là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp

  • Là dữ liệu phục vụ công tác quản lý rủi ro và kiểm tra sau thông quan

Việc khai báo đúng bản chất giao dịch ngay từ đầu giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ tuân thủ ổn định, giảm rủi ro bị phân luồng kiểm tra sâu và hạn chế phát sinh vướng mắc trong các khâu xử lý tiếp theo.

4. Nội dung chính của tờ khai hải quan nhập khẩu

Theo quy định hiện hành, tờ khai hải quan nhập khẩu phản ánh đầy đủ các nhóm thông tin trọng yếu sau:

Nhóm thông tin về chủ thể

  • Ô 01: Người xuất khẩu

  • Ô 02: Người nhập khẩu

  • Ô 03: Người ủy thác hoặc người được ủy quyền

  • Ô 04: Đại lý hải quan

Nhóm thông tin về giao dịch và giấy phép

  • Ô 05: Loại hình nhập khẩu

  • Ô 06: Hóa đơn thương mại

  • Ô 07: Giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu có)

  • Ô 08: Hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng

Nhóm thông tin về vận chuyển và xuất xứ

  • Ô 09: Vận đơn hoặc chứng từ vận tải

  • Ô 10: Cảng xếp hàng

  • Ô 11: Cảng hoặc cửa khẩu dỡ hàng

  • Ô 12: Phương tiện vận tải và ngày đến

  • Ô 13: Nước xuất khẩu, áp dụng mã ISO 3166

Nhóm thông tin về điều kiện thương mại và thanh toán

  • Ô 14: Điều kiện giao hàng theo Incoterms

  • Ô 15: Phương thức thanh toán

  • Ô 16: Đồng tiền thanh toán, áp dụng mã ISO 4217

  • Ô 17: Tỷ giá tính thuế

Nhóm thông tin về hàng hóa và thuế

  • Ô 18: Mô tả hàng hóa

  • Ô 19: Mã HS

  • Ô 20: Xuất xứ hàng hóa

  • Ô 21: Chứng nhận xuất xứ (C/O)

  • Ô 22 đến ô 25: Số lượng, đơn vị tính, đơn giá và trị giá nguyên tệ

  • Ô 26 đến ô 29: Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế BVMT, thuế GTGT

  • Ô 30: Tổng số tiền thuế

Nhóm thông tin bổ sung và xác nhận

  • Ô 31: Thông tin container

  • Ô 32: Chứng từ đi kèm

  • Ô 33: Cam kết, ký tên và đóng dấu

Các nội dung này được khai báo trên cơ sở đối chiếu với bộ hồ sơ thương mại và chứng từ vận tải của lô hàng, bảo đảm tính thống nhất giữa hồ sơ khai báo và thực tế giao dịch.

Các nhóm nội dung chính trong tờ khai hải quan nhập khẩu

Các nhóm nội dung chính trong tờ khai hải quan nhập khẩu

5. Hướng dẫn cách điền thông tin tờ khai hải quan nhập khẩu theo mẫu mới nhất

Tờ khai hải quan nhập khẩu được khai theo mẫu HQ/2015/NK trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Khi khai báo, người khai hải quan cần điền đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu trên tờ khai, bảo đảm thống nhất với bộ hồ sơ thương mại và chứng từ vận tải của lô hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền từng nhóm thông tin trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu:

5.1. Nhóm thông tin về chủ thể tham gia giao dịch

  • Ô số 01 – Người xuất khẩu: Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số (nếu có) của người bán hàng ở nước ngoài bán hàng cho thương nhân Việt Nam.

  • Ô số 02 – Người nhập khẩu: Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế của thương nhân nhập khẩu. Trường hợp người nhập khẩu là cá nhân, ghi chứng minh thư hoặc hộ chiếu theo quy định.

  • Ô số 03 – Người ủy thác hoặc người được ủy quyền: Ghi thông tin của thương nhân ủy thác hoặc người được ủy quyền khai hải quan, bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế. Nếu người được ủy quyền là cá nhân, ghi thông tin theo chứng minh thư hoặc hộ chiếu.

  • Ô số 04 – Đại lý hải quan: Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế của đại lý hải quan; kèm theo số và ngày hợp đồng đại lý hải quan..

5.2. Nhóm thông tin về giao dịch thương mại và giấy phép

  • Ô số 05 – Loại hình: Ghi rõ loại hình xuất khẩu hoặc nhập khẩu tương ứng theo quy định hiện hành.

  • Ô số 06 – Hóa đơn thương mại: Ghi số, ngày, tháng, năm của hóa đơn thương mại (nếu có).

  • Ô số 07 – Giấy phép quản lý chuyên ngành: Ghi số, ngày, tháng, năm của giấy phép do cơ quan quản lý chuyên ngành cấp đối với hàng hóa nhập khẩu và ngày, tháng, năm hết hạn của giấy phép (nếu có).

  • Ô số 08 – Hợp đồng: Ghi ngày, tháng, năm ký hợp đồng và ngày, tháng, năm hết hạn của hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có).

5.3. Nhóm thông tin về vận chuyển và xuất xứ hàng hóa

  • Ô số 09 – Vận đơn / Chứng từ vận tải: Ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn hoặc chứng từ vận tải có giá trị do người vận tải cấp thay thế vận đơn (nếu có).

  • Ô số 10 – Cảng xếp hàng: Ghi tên cảng hoặc địa điểm (theo hợp đồng thương mại hoặc vận đơn) nơi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải để chuyển đến Việt Nam.

  • Ô số 11 – Cảng/cửa khẩu dỡ hàng: Ghi tên cảng hoặc cửa khẩu nơi hàng hóa được dỡ từ phương tiện vận tải xuống. Trường hợp cảng/cửa khẩu dỡ hàng khác với địa điểm giao hàng cho người khai hải quan, ghi cảng dỡ hàng hoặc địa điểm giao hàng theo thực tế.

  • Ô số 12 – Phương tiện vận tải: Ghi tên tàu biển, số chuyến bay, số chuyến tàu hỏa, số hiệu và ngày đến của phương tiện vận tải chở hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam, tương ứng với từng loại hình vận chuyển đường biển, đường hàng không, đường sắt hoặc đường bộ.

  • Ô số 13 – Nước xuất khẩu: Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được xuất bán cuối cùng đến Việt Nam. Áp dụng mã nước theo ISO 3166. Lưu ý: không ghi nước hoặc vùng lãnh thổ trung chuyển.

5.4. Nhóm thông tin về điều kiện thương mại và thanh toán

  • Ô số 14 – Điều kiện giao hàng: Ghi điều kiện giao hàng mà bên mua và bên bán đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.

  • Ô số 15 – Phương thức thanh toán: Ghi phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.

  • Ô số 16 – Đồng tiền thanh toán: Ghi mã loại tiền tệ thanh toán (nguyên tệ) theo hợp đồng thương mại. Áp dụng mã tiền tệ theo ISO 4217.

  • Ô số 17 – Tỷ giá tính thuế: Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ và đồng Việt Nam áp dụng để tính thuế theo quy định hiện hành tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan.

5.5. Nhóm thông tin về hàng hóa nhập khẩu

  • Ô số 18 – Mô tả hàng hóa: Ghi tên hàng, quy cách, phẩm chất hàng hóa theo hợp đồng thương mại hoặc chứng từ liên quan. Trường hợp lô hàng có từ 02 mặt hàng trở lên, trên tờ khai ghi: “theo phụ lục tờ khai”, trên phụ lục tờ khai ghi chi tiết từng mặt hàng. Trường hợp lô hàng áp 01 mã số HS nhưng có nhiều chi tiết, nhiều mặt, ghi tên gọi chung của lô hàng trên tờ khai, được phép lập bản kê chi tiết, không phải khai vào phụ lục

  • Ô số 19 – Mã số HS: Ghi mã số phân loại hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam. Trường hợp lô hàng có từ 02 mặt hàng trở lên, trên tờ khai không ghi. Trên phụ lục tờ khai ghi mã HS của từng mặt hàng

  • Ô số 20 – Xuất xứ hàng hóa: Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được chế tạo (sản xuất). Áp dụng mã nước theo ISO 3166. Cách ghi tương tự ô số 19 khi có nhiều mặt hàng.

  • Ô số 21 – Chứng nhận xuất xứ (C/O):  Ghi tên mẫu C/O được cấp cho lô hàng theo các Hiệp định Thương mại tự do mà Việt Nam là thành viên.

  • Ô số 22 – Số lượng hàng hóa: Ghi số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng của từng mặt hàng phù hợp với đơn vị tính tại ô số 23. Cách ghi tương tự ô số 19 khi có nhiều mặt hàng.

  • Ô số 23 – Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của từng mặt hàng theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc theo thực tế giao dịch. Cách ghi tương tự ô số 19.

  • Ô số 24 – Đơn giá nguyên tệ: Ghi giá của một đơn vị hàng hóa (theo đơn vị tại ô số 23) bằng loại tiền tệ đã ghi tại ô số 16, căn cứ theo hợp đồng, hóa đơn, L/C hoặc tài liệu liên quan. Trường hợp hợp đồng trả tiền chậm và giá mua, giá bán bao gồm lãi suất, đơn giá được xác định bằng giá mua, giá bán trừ lãi suất phải trả theo hợp đồng.

  • Ô số 25 – Trị giá nguyên tệ: Ghi trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng, được xác định bằng Số lượng (ô 22) × Đơn giá nguyên tệ (ô 24). Trường hợp nhiều mặt hàng, trên tờ khai ghi tổng trị giá nguyên tệ. Trên phụ lục ghi trị giá nguyên tệ từng mặt hàng.

5.6. Nhóm thông tin về thuế và nghĩa vụ tài chính

  • Ô số 26 – Thuế nhập khẩu: Ghi trị giá tính thuế bằng đồng Việt Nam, thuế suất theo biểu thuế áp dụng, số thuế nhập khẩu phải nộp của từng mặt hàng. Trường hợp nhiều mặt hàng, trên tờ khai ghi tổng số thuế nhập khẩu, chi tiết khai trên phụ lục.

  • Ô số 27 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có): Ghi trị giá tính thuế TTĐB = trị giá tính thuế nhập khẩu + thuế nhập khẩu, thuế suất TTĐB, số thuế TTĐB phải nộp. Cách ghi tương tự ô số 26 khi có nhiều mặt hàng.

  • Ô số 28 – Thuế bảo vệ môi trường (nếu có): Ghi số lượng chịu thuế BVMT, mức thuế BVMT theo biểu thuế, số tiền thuế BVMT phải nộp. Cách ghi tương tự ô số 26.

  • Ô số 29 – Thuế giá trị gia tăng: Ghi trị giá tính thuế GTGT = giá nhập tại cửa khẩu + thuế nhập khẩu + TTĐB (nếu có) + BVMT (nếu có), thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT phải nộp. Cách ghi tương tự ô số 26.

  • Ô số 30 – Tổng số tiền thuế: Ghi tổng số tiền thuế phải nộp (thuế nhập khẩu + TTĐB + BVMT + GTGT) và ghi bằng chữ.

5.7. Nhóm thông tin bổ sung và xác nhận

  • Ô số 31 – Thông tin container: Trường hợp có từ 4 container trở lên, người khai ghi chi tiết trên phụ lục tờ khai, không ghi trên tờ khai chính.

  • Ô số 32 – Chứng từ kèm theo: Liệt kê toàn bộ chứng từ đi kèm của tờ khai hàng hóa nhập khẩu.

  • Ô số 33 – Cam kết và chữ ký: Ghi ngày, tháng, năm khai báo, ký xác nhận, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu theo quy định.

Sau khi hoàn tất khai báo, người khai tiến hành đăng ký tờ khai trên hệ thống hải quan. Hệ thống sẽ tự động phân luồng xử lý, bao gồm:

  • Luồng xanh

  • Luồng vàng

  • Luồng đỏ

Kết quả phân luồng là căn cứ để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình thông quan. Chi tiết tham khảo tại luật khai báo hải quan tại Việt nam

6. Lưu ý để hạn chế rủi ro khi khai tờ khai hải quan nhập khẩu

Việc khai báo đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ tuân thủ ổn định, giảm rủi ro phát sinh và tối ưu thời gian thông quan. sau đây là những lưu ý quan trọng cần lưu ý khi khai báo tờ khai hải quan.

  • Hiểu rõ bản chất hàng hóa trước khi khai báo

  • Đối chiếu kỹ thông tin giữa tờ khai và bộ chứng từ

  • Cập nhật thường xuyên quy định về mã HS và chính sách quản lý

  • Phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics trong quá trình khai báo

Khai tờ khai hải quan nhập khẩu đúng quy định giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hồ sơ, nghĩa vụ thuế và tiến độ thông quan, đồng thời hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý lô hàng. Việc nắm rõ bản chất pháp lý của tờ khai và thực hiện khai báo chính xác ngay từ đầu là yếu tố quan trọng để hoạt động nhập khẩu diễn ra ổn định và hiệu quả.

Để được tư vấn chi tiết về thủ tục hải quan và dịch vụ vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp có thể liên hệ PCS Logistics để được đội ngũ chuyên môn hỗ trợ phù hợp với từng nhu cầu nhập khẩu.