Tìm hiểu quy trình vận chuyển gỗ bằng đường biển chi tiết từ A đến Z

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng mở rộng, vận chuyển gỗ bằng đường biển giữ vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng ngành lâm sản. Với khả năng chuyên chở khối lượng lớn, chi phí tối ưu và phạm vi kết nối toàn cầu, phương thức này không chỉ đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu mà còn đòi hỏi quy trình kiểm soát nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn và tuân thủ các quy định quốc tế.  Bài viết dưới đây PCS Logistics sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về hình thức vận chuyển gỗ bằng đường biển nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển.

1. Tổng quan về vận chuyển gỗ bằng đường biển

Vận chuyển gỗ bằng đường biển là phương thức tối ưu nhất để xuất nhập khẩu mặt hàng cồng kềnh này. Gỗ và các sản phẩm từ gỗ luôn nằm trong danh sách các mặt hàng xuất khẩu chủ lực nhưng cũng chịu sự giám sát khắt khe bậc nhất của hải quan và các cơ quan quản lý chuyên ngành.

1.1. Gỗ có phải hàng hóa đặc thù không?

Trong hoạt động logistics quốc tế, gỗ được xem là loại hàng hóa có tính chất đặc thù về mặt pháp lý và bảo quản. Khác với hàng tiêu dùng thông thường, gỗ chịu sự điều chỉnh của các công ước quốc tế về bảo vệ tài nguyên rừng (như CITES) và các yêu cầu nghiêm ngặt về kiểm dịch để ngăn chặn sinh vật gây hại lây lan qua biên giới.

Vận chuyển gỗ bằng đường biển phù hợp cho khối lượng lớn, chi phí tối ưu và tuyến quốc tế.

1.2. Vì sao vận chuyển gỗ cần tuân thủ quy định chặt chẽ?

Việc siết chặt quy trình vận chuyển gỗ bằng đường biển xuất phát từ hai lý do chính:

• Kiểm soát nguồn gốc hợp pháp: Ngăn chặn nạn khai thác gỗ trái phép và buôn lậu lâm sản. Các thị trường lớn như EU (với quy định FLEGT) hay Mỹ (đạo luật Lacey) đều yêu cầu minh bạch tuyệt đối về chuỗi hành trình sản phẩm.

• An toàn sinh học: Gỗ tự nhiên là môi trường trú ngụ của nhiều loại mối mọt, nấm mốc và côn trùng. Nếu không xử lý kỹ, chúng có thể theo tàu biển xâm nhập và phá hoại hệ sinh thái của nước nhập khẩu.

2. Các loại gỗ thường vận chuyển bằng đường biển

Tùy thuộc vào mức độ chế biến, hàng gỗ được chia thành các nhóm chính với yêu cầu vận chuyển khác nhau:

• Gỗ tròn và gỗ xẻ: Đây là dạng nguyên liệu thô hoặc sơ chế. Đặc điểm của nhóm này là kích thước lớn, nặng và độ ẩm cao. Khi vận chuyển gỗ bằng đường biển đối với nhóm này, doanh nghiệp thường phải chịu mức thuế xuất khẩu cao (để hạn chế xuất khẩu tài nguyên thô) và quy trình kiểm hóa rất gắt gao.

• Sản phẩm gỗ đã qua chế biến: Bao gồm đồ nội thất, ván ép, viên nén gỗ. Nhóm hàng này thường được đóng gói kỹ càng trong bao bì carton hoặc pallet. Thủ tục xuất khẩu thường thoáng hơn so với gỗ nguyên liệu, nhưng yêu cầu cao về chống ẩm để bảo vệ thành phẩm.

Sự khác nhau về hồ sơ: Đối với gỗ tròn/xẻ, hồ sơ bắt buộc phải có Bảng kê lâm sản có xác nhận của Hạt kiểm lâm sở tại. Trong khi đó, gỗ thành phẩm mua từ các nhà máy chế biến thường chỉ cần hóa đơn đầu vào và bảng kê lâm sản doanh nghiệp tự lập (tùy trường hợp cụ thể).

Các loại gỗ thường vận chuyển gồm gỗ tròn, gỗ xẻ, ván ép và sản phẩm gỗ thành phẩm.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi vận chuyển gỗ bằng đường biển

Bộ chứng từ là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành bại của lô hàng. Thiếu sót về giấy tờ là nguyên nhân hàng đầu khiến việc vận chuyển gỗ bằng đường biển bị đình trệ.

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Thể hiện rõ các điều khoản về quy cách phẩm chất gỗ, độ ẩm cho phép và trách nhiệm của các bên.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) & Packing List: Cần mô tả chi tiết quy cách đóng gói, số lượng khối (CBM), trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng. Đối với gỗ, Packing List cần khớp chính xác với Bảng kê lâm sản.

• Hồ sơ chứng minh nguồn gốc gỗ: Đây là chứng từ quan trọng nhất. Đối với xuất khẩu, cần có Bảng kê lâm sản (theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 102/2020/NĐ-CP) có xác nhận của cơ quan Kiểm lâm (đối với gỗ rừng tự nhiên) hoặc xác nhận của địa phương/doanh nghiệp (đối với gỗ rừng trồng/nhập khẩu).

• Giấy phép CITES (nếu có): Nếu loại gỗ thuộc danh mục CITES (Công ước về thương mại quốc tế các loài động, thực vật hoang dã nguy cấp), chủ hàng bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu từ Cơ quan quản lý CITES Việt Nam.

• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Bắt buộc phải có để chứng minh lô hàng không mang mầm bệnh. Việc này được thực hiện bởi cơ quan kiểm dịch thực vật tại cảng đi.

• Chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate): Xác nhận hàng hóa đã được xử lý hóa chất để tiêu diệt côn trùng, mối mọt trước khi xếp lên tàu.

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Chứng từ sở hữu hàng hóa do hãng tàu phát hành sau khi tàu chạy.

4. Thủ tục vận chuyển gỗ bằng đường biển

Để lô hàng được thông quan suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các thủ tục tại hai đầu cảng.

4.1. Thủ tục trước khi xuất hàng

Trước khi kéo container ra cảng, chủ hàng cần đăng ký kiểm dịch thực vật với cơ quan chức năng. Đồng thời, hàng hóa cần được hun trùng (thường là ủ thuốc trong 24-48 giờ) ngay tại kho hoặc tại bãi cảng và được cấp chứng thư đạt chuẩn.

4.2. Thủ tục tại cảng đi

Tại cảng xuất, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan điện tử. Đối với mặt hàng gỗ, luồng tờ khai thường rơi vào luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ chi tiết) hoặc luồng Đỏ (kiểm hóa thực tế). Hải quan sẽ đối chiếu số lượng, chủng loại gỗ thực tế với Bảng kê lâm sản để đảm bảo không xuất lậu các loại gỗ quý hiếm cấm khai thác.

4.3. Thủ tục tại cảng đến

Khi hàng đến cảng đích, người nhận hàng cần xuất trình bộ chứng từ gốc (gồm Phyto và Fumigation) để làm thủ tục nhập khẩu. Cơ quan kiểm dịch nước sở tại có thể lấy mẫu kiểm tra lại ngẫu nhiên để đảm bảo an toàn sinh học.

Thủ tục vận chuyển gỗ đường biển bao gồm hồ sơ xuất nhập khẩu và kiểm dịch lâm sản.

5. Quy trình vận chuyển gỗ bằng đường biển từng bước

 Việc nắm vững lộ trình vận hành chi tiết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tiến độ, xử lý kịp thời các phát sinh và tối ưu hóa thời gian thông quan tại các đầu cảng.

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và thiết lập vận đơn

Doanh nghiệp cần xử lý gỗ đạt độ ẩm an toàn (thường là 12-14% cho hàng nội thất) và chuẩn bị đầy đủ Bảng kê lâm sản hợp lệ. Song song đó, tiến hành đặt chỗ (Booking) với hãng tàu và kiểm tra kỹ tình trạng vệ sinh, độ kín nước của vỏ container rỗng trước khi kéo về kho.

Bước 2: Đóng gói, chèn lót và xử lý dịch hại

Gỗ được xếp vào container cần được chèn lót chặt chẽ bằng dây đai, túi khí để tránh xô lệch khi tàu rung lắc. Đây là giai đoạn bắt buộc phải treo túi hút ẩm công nghiệp để chống "đổ mồ hôi" và thực hiện hun trùng (ủ thuốc 24-48 giờ) kèm đóng dấu ISPM 15 theo yêu cầu kiểm dịch.

Bước 3: Thông quan xuất khẩu và hạ bãi

Container sau khi kẹp chì (seal) cần được hạ về bãi cảng (CY) trước giờ cắt máng (Closing time). Chủ hàng tiến hành truyền tờ khai hải quan, phối hợp xử lý kiểm hóa thực tế (nếu rơi vào luồng Đỏ) và hoàn tất nộp thuế xuất khẩu để hàng đủ điều kiện lên tàu.

Bước 4: Vận chuyển quốc tế và hoàn thiện chứng từ

Sau khi tàu rời cảng, hãng tàu sẽ phát hành Vận đơn (Bill of Lading). Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao lộ trình qua hệ thống tracking và nhanh chóng gửi bộ chứng từ gốc (đặc biệt là chứng thư kiểm dịch và hun trùng) cho phía người nhận để kịp làm thủ tục.

Bước 5: Thủ tục nhập khẩu và giao nhận tại đích

Khi tàu cập cảng đến, người nhận thực hiện đổi lệnh giao hàng (D/O) và đăng ký kiểm dịch thực vật nhập khẩu. Sau khi cơ quan chức năng lấy mẫu kiểm tra đạt chuẩn an toàn sinh học và hải quan thông quan, xe container sẽ được phép kéo hàng về kho bảo quản.

Đóng gói chắc chắn, chèn lót an toàn và xử lý dịch hại theo tiêu chuẩn xuất khẩu.

6. Những lưu ý và rủi ro thường gặp khi vận chuyển gỗ

Trong quá trình vận chuyển gỗ bằng đường biển, doanh nghiệp thường phải đối mặt với ba nhóm rủi ro chính:

• Rủi ro về pháp lý và nguồn gốc: Hải quan ấn định sai mã HS Code dẫn đến bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Nguy hiểm hơn là việc hồ sơ nguồn gốc không khớp với thực tế (sai lệch khối lượng, quy cách) khiến lô hàng bị tịch thu hoặc tái xuất.

• Rủi ro hư hỏng do độ ẩm: Môi trường biển có độ ẩm cao, cộng với hiện tượng "đổ mồ hôi" (container sweat) do chênh lệch nhiệt độ ngày đêm dễ làm gỗ bị mốc, cong vênh hoặc nứt nẻ nếu không được hút ẩm tốt.

• Rủi ro phát sinh chi phí: Việc bị kiểm hóa thực tế (luồng đỏ) kéo dài có thể làm rớt tàu, phát sinh phí lưu container (DEM/DET) và phí lưu bãi (Storage) rất lớn.

Việc nhận diện đầy đủ các nhóm rủi ro trên là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp xây dựng kịch bản ứng phó phù hợp. Bất kỳ sự chủ quan nào trong khâu chuẩn bị hồ sơ pháp lý hay thiếu sót trong kỹ thuật bảo quản đều có thể dẫn đến những thiệt hại kép nghiêm trọng về cả tài chính lẫn uy tín thương mại trên thị trường quốc tế.

Vận chuyển gỗ cần lưu ý ẩm mốc, cong vênh, hư hỏng và rủi ro thủ tục kiểm dịch.

7. Giải pháp hạn chế rủi ro khi vận chuyển gỗ bằng đường biển

Trước những thách thức đặc thù về độ ẩm và quy định pháp lý khắt khe, việc chủ động phòng ngừa là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn cho lô hàng. Dưới đây là các biện pháp nghiệp vụ thiết thực giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển.

• Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu: Xác định chính xác mã HS Code của loại gỗ (tham vấn hải quan nếu cần). Đảm bảo Bảng kê lâm sản phải trùng khớp 100% với thực tế hàng hóa đóng trong container.

• Kỹ thuật đóng gói chuyên nghiệp: Sử dụng túi hút ẩm (desiccant bag) với định lượng phù hợp (thường treo 6-8 túi 1kg cho container 40ft). Sử dụng pallet tiêu chuẩn và chèn lót chắc chắn để cố định khối gỗ.

• Kết hợp bảo hiểm hàng hóa: Mua bảo hiểm hàng hải (Điều kiện A hoặc B) là giải pháp tài chính cần thiết để bồi hoàn thiệt hại trong trường hợp tàu gặp sự cố, hàng bị hư hỏng vật lý trong quá trình vận chuyển.

Việc áp dụng triệt để các biện pháp phòng ngừa này giúp doanh nghiệp thiết lập một cơ chế bảo vệ đa lớp, từ tính pháp lý của hồ sơ đến sự an toàn vật lý của hàng hóa. Đây chính là chìa khóa để hóa giải các thách thức đặc thù của ngành gỗ, đảm bảo lô hàng cập bến an toàn và giữ vững biên lợi nhuận kỳ vọng trước những biến động khó lường của vận tải biển.

Nên chọn vận chuyển gỗ đường biển khi hàng khối lượng lớn, tuyến xa và cần tối ưu chi phí

8. Khi nào nên lựa chọn vận chuyển gỗ bằng đường biển?

Vận chuyển gỗ bằng đường biển không phải là lựa chọn duy nhất nhưng là lựa chọn kinh tế nhất trong đa số trường hợp.

• Trường hợp phù hợp: Áp dụng cho các đơn hàng xuất nhập khẩu số lượng lớn, hàng cồng kềnh, không quá gấp về mặt thời gian và có khoảng cách địa lý xa (xuyên lục địa). Đây là phương thức giúp tối ưu chi phí giá thành sản phẩm tốt nhất.

• Trường hợp không nên: Không phù hợp với các lô hàng mẫu, hàng triển lãm cần gấp hoặc các sản phẩm gỗ mỹ nghệ giá trị cực cao nhưng khối lượng nhỏ (có thể cân nhắc đường hàng không để đảm bảo an toàn tuyệt đối và tốc độ).

Việc hiểu rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp hoạt động vận chuyển gỗ bằng đường biển của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, tránh xa các rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.

Tóm lại, vận chuyển gỗ bằng đường biển là giải pháp logistics tối ưu nhất để đưa lâm sản tiếp cận thị trường toàn cầu nhưng luôn đi kèm với những yêu cầu khắt khe về pháp lý và kỹ thuật bảo quản. Doanh nghiệp cần coi trọng việc chuẩn hóa hồ sơ nguồn gốc và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình xử lý độ ẩm ngay từ đầu để biến các rủi ro tiềm ẩn thành lợi thế cạnh tranh. Một chiến lược vận tải bài bản không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn là chìa khóa để đảm bảo uy tín và sự phát triển bền vững của thương hiệu trong chuỗi cung ứng quốc tế.