Vai trò của tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

Trong thực tế xuất nhập khẩu, nhiều vướng mắc phát sinh ngay từ khâu khai báo, dù hàng hóa và chứng từ thương mại đã đầy đủ. Cách thông tin được thể hiện trên tờ khai hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến việc áp dụng chính sách quản lý, phân luồng và tiến độ thông quan. Bài viết này PCS Logistics sẽ phân tích các vai trò của tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro ngay từ điểm bắt đầu của thủ tục hải quan.

1. Tờ khai hải quan là điểm khởi đầu của toàn bộ thủ tục hải quan

Theo quy định của pháp luật hải quan, thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu chỉ được chính thức triển khai kể từ thời điểm tờ khai hải quan được đăng ký trên hệ thống của cơ quan hải quan.

Từ thời điểm này, lô hàng:

• Được ghi nhận trên hệ thống quản lý của Tổng cục Hải quan Việt Nam

• Nằm trong phạm vi giám sát của cơ quan hải quan

• Chịu sự điều chỉnh của các chính sách quản lý, thuế và kiểm tra tương ứng với loại hình khai báo

Đây là vai trò của tờ khai hải quan trong việc xác lập trạng thái pháp lý ban đầu của lô hàng. Nếu chưa có tờ khai hợp lệ, lô hàng chưa được xem là đối tượng xử lý chính thức trong thủ tục hải quan và chưa đủ điều kiện để xem xét thông quan.

Để hiểu vì sao tờ khai hải quan đóng vai trò khởi đầu và chi phối toàn bộ quy trình thông quan, doanh nghiệp cần nắm rõ tờ khai hải quan là gì?, cũng như ý nghĩa pháp lý của từng chỉ tiêu được khai báo trên tờ khai.

Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý quan trọng để khởi đầu quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

2. Tờ khai hải quan là căn cứ pháp lý xác lập trách nhiệm của người khai hải quan

Về mặt pháp lý, tờ khai hải quan là lời khai chính thức của người khai hải quan trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người khai chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của các thông tin đã khai báo.

Thông tin trên tờ khai trở thành căn cứ để:

• Xác định trách nhiệm pháp lý khi phát sinh sai sót

• Đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp

• Làm cơ sở xử lý vi phạm hoặc truy thu thuế khi có chênh lệch

Ở góc độ này, vai trò của tờ khai hải quan thể hiện ở việc ràng buộc trách nhiệm pháp lý xuyên suốt vòng đời của lô hàng, kể cả sau khi đã thông quan.

3. Tờ khai hải quan là cơ sở áp dụng chính sách quản lý hàng hóa

Một vai trò của tờ khai hải quan có ý nghĩa trực tiếp trong xử lý nghiệp vụ là làm căn cứ để cơ quan hải quan áp dụng chính sách quản lý đối với từng lô hàng.

Dựa trên thông tin khai báo, cơ quan hải quan xác định:

• Hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không

• Có yêu cầu giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc chứng nhận hợp chuẩn hay không

• Hàng hóa có thuộc danh mục hạn chế, quản lý theo điều kiện hoặc cấm nhập khẩu hay không

Đối với hàng hóa nhập khẩu, việc khai báo chính xác tờ khai hải quan nhập khẩu là cơ sở để cơ quan hải quan xác định mã HS, thuế suất, chính sách quản lý chuyên ngành và điều kiện thông quan của lô hàng.

Tờ khai hải quan là căn cứ để cơ quan hải quan áp dụng chính sách quản lý, kiểm tra và điều kiện thông quan đối với từng lô hàng.

4. Tờ khai hải quan là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp

Toàn bộ nghĩa vụ thuế phát sinh đối với hàng hóa xuất nhập khẩu được xác định dựa trên thông tin khai báo trên tờ khai hải quan.

Cụ thể, vai trò của tờ khai hải quan trong nghĩa vụ tài chính thể hiện qua việc:

• Xác định mã HS và thuế suất áp dụng

• Tính trị giá hải quan làm cơ sở tính thuế

• Áp dụng thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản thu khác theo quy định

Sai sót trong việc khai mã HS, trị giá hoặc xuất xứ hàng hóa có thể dẫn đến chênh lệch nghĩa vụ thuế, truy thu, xử phạt vi phạm hành chính và gia tăng rủi ro trong kiểm tra sau thông quan.

5. Tờ khai hải quan là dữ liệu đầu vào cho hệ thống quản lý rủi ro

Thông tin trên tờ khai hải quan được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan hải quan. Trên cơ sở đó, cơ quan hải quan quyết định hình thức xử lý đối với từng lô hàng.

Trong trường hợp này, vai trò của tờ khai hải quan thể hiện qua việc:

• Phân luồng kiểm tra hồ sơ và hàng hóa

• Xác định mức độ kiểm tra phù hợp

• Theo dõi lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có lịch sử khai báo chính xác, nhất quán và minh bạch thường duy trì được hồ sơ tuân thủ ổn định và giảm tần suất bị kiểm tra sâu.

Thông tin trên tờ khai hải quan được sử dụng làm cơ sở phân luồng kiểm tra và xác định mức độ giám sát đối với lô hàng.

6. Tờ khai hải quan là căn cứ phục vụ kiểm tra sau thông quan

Sau khi lô hàng được thông quan, vai trò của tờ khai hải quan không kết thúc. Tờ khai tiếp tục được sử dụng làm tài liệu chính trong hoạt động kiểm tra sau thông quan.

Cơ quan hải quan sử dụng thông tin trên tờ khai để:

• Đối chiếu với chứng từ kế toán, hợp đồng, hóa đơn

• Đánh giá tính tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp

• Phát hiện sai phạm về khai báo, thuế hoặc chính sách quản lý

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ tờ khai và hồ sơ liên quan theo đúng thời hạn để phục vụ công tác kiểm tra khi được yêu cầu. Ngoài việc khai báo đúng nội dung, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tờ khai hải quan có giá trị bao nhiêu ngày theo quy định, nhằm tránh rủi ro tờ khai hết hiệu lực, phải hủy hoặc khai lại, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan.

7. Ý nghĩa của việc khai đúng tờ khai hải quan đối với doanh nghiệp

Việc khai đúng và đầy đủ tờ khai hải quan mang lại nhiều giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu:

• Rút ngắn thời gian thông quan

• Giảm rủi ro bị kiểm tra và xử lý vi phạm

• Kiểm soát tốt nghĩa vụ thuế và chi phí logistics

• Duy trì uy tín và lịch sử tuân thủ ổn định với cơ quan hải quan

Vai trò của tờ khai hải quan thể hiện xuyên suốt toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu, từ khâu đăng ký hồ sơ, áp dụng chính sách quản lý đến xác định nghĩa vụ thuế và kiểm tra sau thông quan. Khi tờ khai được khai báo đúng bản chất giao dịch và thống nhất với bộ chứng từ, doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, chi phí và nghĩa vụ pháp lý.

Trong thực tiễn triển khai vận chuyển quốc tế, tờ khai hải quan là nền tảng để lô hàng được xử lý thông suốt và ổn định. PCS Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động vận chuyển quốc tế gắn liền với thủ tục hải quan, hỗ trợ tư vấn hồ sơ và phương án triển khai phù hợp theo từng lô hàng thực tế. Doanh nghiệp có thể liên hệ 1900 545 428 để được trao đổi chi tiết.